Voedselveiligheid & managementsystemen: Certificeren in tijden van COVID-19
In afgelopen editie van Waar & Wet, het tijdschrift voor Levensmiddelen- en productenrecht, heeft DNV GL een artikel geplaatst over certificeren in tijden van COVID-19. Hierin wordt gesproken over voedselveiligheid gedurende deze pandemie. Wat zijn de mogelijkheden voor bedrijven in de voedingsmiddelensector?
Het is 18.00 uur, zondag 15 maart als op last van de overheid de Nederlandse horecagelegenheden hun deuren sluiten. De gevolgen zullen groot blijken, ook voor horeca-gelieerde bedrijven, zoals de voedselproducerende en -verwerkende sector, waarvan 80 procent direct of indirect horeca-klanten bedient. Terwijl de wereld overschakelt naar anders werken, op afstand, krijgt de foodbranche te maken met nieuwe uitdagingen, zoals het toetsen van voedselveiligheidssystemen.Voedselveiligheid gecertificeerd op locatie
“Voedselveiligheid is een verantwoordelijkheid van ons allemaal,” zegt Désirée Kamperman, technisch coördinator en lead auditor bij DNV GL. “Mede daarom hebben certificerende instellingen die audits uitvoeren in de voedingsindustrie, zich in maart al voorbereid op de consequenties die COVID-19 zou kunnen hebben. Daardoor konden audits doorgang vinden, bijvoorbeeld bij bedrijven met een kleiner besmettingsrisico, zoals opslagbedrijven, distributeurs, handelshuizen, brokers en de verpakkingsindustrie. Naarmate de crisis langer duurt, zien we ook voedselproducerende bedrijven overstag gaan; ze nemen geen risico’s met de geldigheid van hun certificaten. Het gaat om ongeveer de helft van onze foodklanten, waar on site auditeren goed mogelijk is. De inhoud van audits is onveranderd en conform de norm.”Remote auditing
Kamperman krijgt vrijwel dagelijks vragen van klanten, bij wie het lastig is om geplande audits op locatie uit te voeren: Wat gebeurt er met reeds ingeplande (en voorbereide) audits? Kunnen die doorgaan, bijvoorbeeld als er onderbezetting is vanwege Corona? Of als externen niet worden toegelaten op de locatie? “Ons antwoord was duidelijk,” stelt Kamperman “DNV GL is voorbereid om audits te laten doorgaan. Als dat niet op locatie kan, dan konden we dat deels op afstand toetsen, ofwel remote.” De regelgeving leek tot dat moment helder te zijn: Geplande audits vinden zoveel mogelijk doorgang, met inachtneming van de RIVM-richtlijnen. Is auditeren op locatie niet mogelijk, dan kunnen audits remote plaatsvinden, mits binnen de geldende accreditatieregels en (op een later tijdstip) een aanvullende audit on site. De richtlijnen voor remote auditing zijn omschreven in het IAF MD 4-document van het International Accreditation Forum.Voedselveiligheid op de lange baan?
Sinds eind maart is echter de inzet van remote audits niet toegestaan, zo is bepaald door de Global Food Safety Initiative (GFSI, een initiatief van internationale retail-organisaties om erkende standaarden voor voedselveiligheid te maken en bewaken). Vanaf dat moment kunnen niet langer alle voedselveiligheidsaudits doorgang vinden, ondanks de behoefte van gecertificeerde bedrijven. De helft van het aantal geplande audits wordt op de lange baan geschoven.Uitstellen is risico accepteren
Als tussenoplossing stelt de GFSI voor: het online risk-assessment, een risicobeoordeling van een halve dag, waarbij een auditor online de getroffen noodmaatregelen beoordeelt, waardoor verlenging van de vervaldatum van het certificaat (voor een periode van zes maanden) legitiem zou zijn. Deze risk-assessment vervangt de audit niet; de vervallen auditdagen moeten alsnog worden ingehaald. Met het vooruitschuiven van audits nemen risico’s toe; denk aan de follow up van eventuele afwijkingen die tijdens de audit worden geconstateerd. En wat als de crisis opnieuw een piek beleeft en maatregelen weer strenger worden? Zullen de uitgestelde audits dan wederom niet doorgaan? Het COVID-19 virus zal waarschijnlijk binnen zes maanden nog niet verdwenen zijn ondanks dat we allen hopen op een effectief vaccin of tenminste een medicijn.
Directeur Bertus Kroondijk, Area Manager Benelux van DNV GL geeft desgevraagd zijn reactie: “Deze crisis toont aan dat we sneller kunnen aanpassen dan we dachten. Ook managementsystemen worden in de toekomst nog digitaler en flexibeler. Juist nu de effecten van COVID-19 ingrijpend blijken, is het zaak dat we samen de mogelijkheden bekijken om de klant in zo goed mogelijk van dienst te zijn. Uiteraard binnen de richtlijnen van de RIVM, de GFSI en de schema-eigenaren. Graag hadden we meer gebruik gemaakt van de voordelen van remote audits, zoals we in andere sectoren doen. Nu zoeken we naar oplossingen waarbij on-site audits veilig voortgang kunnen vinden. Of voeren we de risk-assessment online uit om certificaten te behouden. Voedselveiligheid en virusinfectie-preventie zijn blijvende thema’s waar we samen effectief mee om zullen moeten gaan.”
