Remote auditeren bij GFSI-erkende schema’s: wat zijn de opties?
Remote auditeren is in de afgelopen maanden een nieuw begrip geworden. Het komt steeds vaker voor en sinds de intelligente lockdown half maart en de covid-19-maatregelen, zijn er nieuwe manieren van werken ontdekt. Maar hoe zit dit met de voedselverwerkende bedrijven? Waar veel organisaties overstappen op werken op afstand, heeft voedingsmiddelenindustrie zo haar eigen uitdagingen.
Wat is dat eigenlijk, een remote audit?
Een remote audit binnen de GFSI-eisen, is een audit die deels op afstand wordt uitgevoerd, zonder dat de audit inhoudelijk afwijkt van een traditionele audit op locatie. Via digitale omgevingen en met behulp van de juiste audiovisuele middelen wordt er geauditeerd. Interviews worden online afgenomen en het inzien van documenten en processen gebeurt ook online. De remote audit zal bij GFSI-erkende schema’s nimmer de fysieke on-site audit vervangen. De remote audit is een manier om de audit deels op afstand te kunnen uitvoeren wanneer on-site niet mogelijk is door de covid-19-maatregelen.
Bekijk hier meer informatie over remote audits.
Wat zijn de opties bij GFSI-erkende voedselveiligheidsschema’s?
- De audit gaat fysiek door zoals gepland.
- De audit verzetten. De audit kan maximaal 3 maanden worden uitgesteld. Dit is alleen mogelijk bij een periodieke audit. Uitstellen is niet mogelijk bij scope-uitbreidingen of initiële audits.
- Een risk assessment. Dit is een remote risicobeoordeling van een halve dag, om maximaal 6 maanden uitstel van de fysieke audit te rechtvaardigen en het certificaat met 6 maanden te verlengen. De auditor beoordeeld de getroffen noodmaatregelen online.
- Een gedeeltelijke (blended) remote audit. De audit wordt opgedeeld in twee delen, gedeeltelijk op afstand en 30 kalenderdagen na de remote audit een dag op locatie.
- Full Remote Audit (niet bij initiële audits). Deze optie is nog niet erkend door GFSI. Deze optie is alleen toepasbaar op noodsituaties, wanneer er bijvoorbeeld door besmettingen geen fysieke audit kan plaatsvinden. Deze optie is mogelijk sinds september 2020.
Split Assessment IFS
Sinds kort is er voor IFS een mogelijkheid om het documentaire gedeelte van de assessment gedeeltelijk off site uit te voeren. Indien u opteert voor deze split assessment optie dan is er eerst het gedeelte on site en binnen de 14 dagen nadien het remote documentaire gedeelte. De helft van de onsite audit tijd wordt on site gespendeerd en de helft via ICT. Deze optie is mogelijk voor alle IFS standaarden behalve voor IFS broker. IFS broker kan volledig remote. De optie is mogelijk zowel voor aangekondigde als voor onaangekondigde assessments. Er zal twee uur worden toegevoegd aan de audittijd.
Indien u deze optie wenst toe te passen dan is dit de werkwijze: allereerst de klanten contacteren om zeker te zijn dat zij een certificaat gebaseerd op een split assessment accepteren. Indien dit het geval is, contacteert u DNV en vullen we een risk assessment in om te kijken of een split assessment mogelijk is.
Per norm is er een checklist opgesteld door de IFS om aan te duiden welke eisen on site, welke eisen zowel on site als remote en welke eisen enkel remote geauditeerd zullen worden. Zowel in het rapport als op het certificaat zal de vermelding staan dat de assessment een split assessment was
Wanneer u vragen heeft over de verschillende opties, neem dan contact op met uw lead auditor.
Klantverhaal Bakkerij De Haas
Yori Koel, kwaliteitsmanager bij Bakkerij De Haas, laat weten dat de remote audit prima is bevallen.” Van oudsher is het natuurlijk gebruikelijk om fysieke afspraken te hebben met klanten, maar we hebben gemerkt dat remote afspraken tijdens de coronacrisis een prima vervanger waren. Het voordeel is natuurlijk ook dat er een stuk minder gereisd hoeft te worden. Uiteraard kan niet alles op afstand, omdat bepaalde punten fysiek makkelijker te beoordelen zijn. Samen met onze directeur heb ik de remote audit doorlopen. Wat bij ons goed werkte, was dat het contact met de auditor prima was. Ter voorbereiding ontvingen we een lijst met documenten die we voor de audit moesten aanleveren. De documenten konden ook gemakkelijk worden gedeeld en door de auditor worden ingezien. Het is wel belangrijk om vooraf duidelijk af te spreken wat er van de geïnterviewden wordt verwacht. Maar juist ook omdat het remote is, is het maken van afspraken makkelijker. Voor ons zijn er geen minpunten.”
Is er na de pandemie nog ruimte voor remote audits?
Koel: “Ik hoop van wel. Normaliter hebben we twee auditdagen op kantoor, waarbij een dag naar de documenten wordt gekeken en de tweede dag bestaat uit het bezoeken van de bakkerij. De documenten review kan mijns inziens prima remote. Dat scheelt voor de auditor reistijd en is ook voor de organisatie minder belastend. Doordat je twee dagen gepland hebt staan voor de audit, ben je wel stand-by voor de auditor, zo kun je tijdens de documenten review van de auditor zelf ook nog effectief werken!”Lees ook:
- Wat is een remote audit? En hoe werkt dit?
- Zorgen over voedselveiligheid onder consumenten benadrukt het belang van digitale zekerheid.
- Voedselveiligheid & managementsystemen: Certificeren in tijden van COVID-19
