Het interpretatiedocument versie 3.0 van het Certificatieschema Arbodiensten d.d. 14-4-2022, is door het ministerie van SZW goedgekeurd en op 1 oktober 2022 door het SBCA gepubliceerd op haar website. Met dit nieuwsartikel informeren wij u over de wijzigingen.
Wat is er veranderd?
Een Arbodienst is een zorgaanbieder waardoor, onder andere de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (WKKGZ), Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg en het Besluit elektronische gegevensverwerking door zorgaanbieders van toepassing zijn. De meeste nieuwe of gewijzigde interpretaties zijn hierop gebaseerd. In het interpretatiedocument 3.0 zijn alle geldende interpretaties aangegeven. De belangrijkste wijzigen ten opzichte van de 2.1 versie zijn:Nieuwe interpretaties
1. Voor een “multi-site” organisatie zijn de eisen ten aanzien van de moeder-dochter verhouding verduidelijkt, waarbij deze verhouding zal moeten blijken uit de registratie bij de Kamer van Koophandel;
2. Op basis van de WKKGZ dienen Arbodiensten te zijn opgenomen in het Landelijk Register Zorgaanbieders (LRZa), dit kan door de juiste SBI-code te hanteren bij de Kamer van Koophandel. Bij een gecertificeerde Arbodienst wordt ook gekeken naar de AGB-registratie;
3. Er is verduidelijkt waaraan een klachtenprocedure moet voldoen. Ook hier zijn de eisen uit WKKGZ de basis en worden de kernpunten uit de ISO 10002 als stand der techniek beschouwd. Denk bijvoorbeeld aan het informeren van de klager over het klachtenproces, de mogelijkheid tot het indienen van bezwaar en de aansluiting bij een erkende geschilleninstantie in de zorg.
Aanpassingen ten opzichte van bestaande interpretaties
- Verduidelijkt is dat een Arbodienst een zorgaanbieder is en daarmee ook zal moeten voldoen aan enkele specifieke wettelijke eisen zoals hierboven is genoemd;
- Verduidelijkt is dat de NEN 7510-1 de basis is voor informatiebeveiliging. De gelijkstelling met de ISO 27001 is komen te vervallen. Indien een Arbodienst alleen is gecertificeerd volgens de ISO 27001, dan is dit niet meer voldoende. De certificatie-eis voor IT-leveranciers van Arbodiensten is niet gewijzigd, dit blijft de ISO 27001;
- Indien een Arbodienst is gecertificeerd volgens de NEN 7510-1, dient het certificaat expliciet de werkzaamheden (scope) en de locaties van de Arbodienst te vermelden zoals aangegeven op het certificaat Arbodiensten.
Overgangsregeling interpretatiedocument versie 3.0
De interpretaties zijn sinds 1 januari 2023 van kracht. De nieuwe en aangepaste interpretatie worden bij de eerstvolgende audit vanaf 1 april 2023 beoordeeld. Bij initiële trajecten (nieuwe arbodiensten) zijn alle eisen nu al van toepassing. Voor interpretaties ten aanzien van de moeder-dochter relatie en certificering volgens NEN 7510-1 in plaats van ISO 27001 is een ruimere overgangsregeling opgezet. Voor bestaande Arbodiensten zal dit vanaf 1 oktober 2023 worden beoordeeld bij de eerstvolgende hercertificatie.
Deze overgangsregeling en eisen ten aanzien van de moeder-dochter relatie staat los van de eisen van de IAF-MD 1 (auditeren en certificeren van multi-site organisaties). Hieraan moet worden voldaan indien u over een multi-site certificaat beschikt. Eventuele afwijkingen van deze norm zullen, in overleg met u, moeten worden hersteld.
U kunt hier de overgangsregeling downloaden.
Wat wordt er van u verwacht?
Wij raden u aan om de interpretaties goed door te lezen en te beoordelen of en in welke mate u uw managementsysteem hierop moet aanpassen en waar nodig actie te nemen. DNV zal tijdens het offerteproces, of voorafgaand aan een hercertificatie, de benodigde informatie opvragen en beoordelen. Ook kan het zijn dat wij eerder contact met u opnemen als wij vragen hebben over de huidige organisatiestructuur.
