KBC verbetert prestaties dankzij kennismanagement

Grete Rynders van het ICT-Kennismanagementteam: 'Als bank zijn we het grootste ICT-bedrijf van België. Om klantgericht en tegen beheersbare kosten onze diensten te kunnen leveren, is het van essentieel belang dat we de aanwezige kennis optimaal benutten. En natuurlijk dat we gericht werken aan het ontwikkelen en hergebruiken van kennis.'

Dé succesfactor is weten hoe je het aanpakt
'Het heeft even geduurd voordat we concreet met een kennismanagement aanpak van start zijn gegaan. Het eerste jaar hadden we veel discussies over hoe we moesten beginnen. We konden daar echter geen goed antwoord op krijgen en zijn op zoek gegaan naar externe expertise. Bij DNV GL vonden we die. Mede door de kennismanagement strategie aanpak van DNV GL boeken we vandaag de dag concrete resultaten.

Starten met een opleiding
Het is nu twee jaar geleden dat we DNV GL hebben gevraagd ons te begeleiden. We zijn toen gestart met een intern opleidingstraject, verzorgt door DNV GL, voor ongeveer 20 sleutelpersonen. In de KBC variant van de Masterclass Kennismanagement hebben we een concreet beeld gekregen van de mogelijkheden van kennismanagement.

Toegesneden op KBC
Elk onderdeel van de training begon met een stuk theorie onderbouwd met praktijkvoorbeelden van andere bedrijven. Afgesloten werd met oefeningen en discussies die volledig waren toegesneden op onze situatie. Hierdoor hadden we uiteindelijk niet alleen zicht op de mogelijkheden binnen onze organisatie, maar ook al concrete resultaten.

Kennismanagement in lijn met bedrijfsdoelstellingen
Strategische workshops met de betrokken managers en medewerkers, begeleid door DNV GL, waren de volgende stap in het proces. In de training hadden we reeds de kennismanagement doelen afgeleid van onze organisatiedoelen. In de workshops hebben we vervolgens op verschillende bedrijfsprocessen de krachtige kennismanagement portfolio aanpak van DNV GL toegepast. De resultaten hiervan hebben we laten fiatteren in een ICT-directie meeting. Het is de bedoeling deze strategische workshops iedere 2 jaar te houden. Zo blijft onze kennismanagement aanpak in lijn met onze bedrijfsdoelstellingen en ICT-strategie.

Verspreiden en gebruiken van kennis en ervaringen
Eén van de problemen waarmee we bij KBC te kampen hadden, was dat kennis en ervaring te weinig werden gedeeld. DNV GL biedt in dat kader een reeks instrumenten die het verzamelen en verspreiden van kennis en ervaring ondersteunen. Deze zijn allemaal concreet beschreven en dat maakte het eenvoudig de instrumenten te kiezen die bij ons passen. Zoals een ‘startgesprek’, een ‘After Action Review’ en een ‘herbruikbaarheidsworkshop’.

Integratie in dagelijkse processen
De draaiboeken van DNV GL over het gebruik van de instrumenten hebben we aangepast aan onze cultuur en doelen. Soms waren dat kleine aanpassingen. Bijvoorbeeld dat bijeenkomsten en workshops langer dan 3 uur bij KBC niet worden geaccepteerd. Maar er waren ook grotere aanpassingen. Bijvoorbeeld het integreren van het herbruikbaarheidsgesprek in de After Action Review. Ons uiteindelijke doel is het verspreiden en gebruiken van kennis en ervaring te integreren in de dagelijkse ICT-werkprocessen. Dat kan alleen door de kenniscyclus sluitend te krijgen.

Opvallend succes
De ‘sharing day’ met interactieve workshops en kennismarkten was een opvallend succes. Een groot aantal community-leden heeft actief meegewerkt aan deze dag en kennis en ervaringen ingebracht. Ook is er veel kennis en ervaring uitgewisseld. Geleerde lessen en uitwerkingen van cases hebben we vlak voor de sharing day op ons (nieuwe) kennisportaal gepubliceerd. Leuk en belangrijk bijkomend aspect van het hele traject is dat iedereen terecht trots is op zijn of haar bijdrage.

Uitdaging voor volgend jaar
De uitdaging voor volgend jaar is ervoor zorgen dat opgebouwde kennis en ervaring ook daadwerkelijk worden toegepast. Ook zullen we de wijze waarop onze coaches bijdragen aan de verdere professionalisering van onze medewerkers verder aanpakken.’