ISO-certificering draagt bij aan de continue verbeteringsambities van Elastofirm
Certificeringstrajecten vergen altijd een goede voorbereiding, maar voor Elastofirm al helemaal. Zij doorliepen met vijf locaties tegelijkertijd het certificeringsproces voor vier verschillende ISO-normen; ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 en ISO 9001. Hoe hebben zij zich voorbereid op deze intensieve periode en hoe blikken zij terug op het gehele certificeringsproces?
Elastofirm heeft vijf verschillende locaties en in het verleden had elke locatie andere certificaten. Daarom hebben zij besloten alle locaties op te laten gaan voor certificatie tegen ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 en ISO 50001. De keuze hiervoor was helder, aldus Jeroen Blom, Chief Operations Officer Elastofirm. “Door de locaties zelfstandig te laten certificeren, wordt iedere locatie zelf verantwoordelijk voor het certificaat. Dit past bij het locale entrepreneurship wat we hanteren, daarnaast mocht er in de toekomst een audit op een locatie niet voldoen, heeft dat alleen gevolgen voor die ene locatie, in plaats van voor alle locaties.”
Streven naar uniformiteit
Certificering tegen verschillende ISO-normen moet een bijdrage leveren aan de professionaliteit van Elastofirm vertelt Blom. Hij is van het begin af aan betrokken bij het certificeringsproces. “We hebben verschillende locaties, maar de processen zouden in principe gelijk moeten zijn. Met de certificering voor alle locaties kunnen we bedrijfsprocessen, daar waar zinvol, uniform aanpakken.”
Naast het streven naar een uniforme werkwijze, speelt duurzaamheid ook een belangrijke rol in de keuze tot certificering. “Wij willen er alles aan doen om onze impact op het milieu te minimaliseren. Maar op het gebied van duurzaamheid kijken wij verder dan het milieu. Wij vinden het belangrijk dat onze mensen iedere dag weer veilig en gezond thuiskomen.” Mede vanuit het duurzaamheidsaspect wil Elastofirm met haar certificering ook voldoen aan de energiewetgeving van de Europese Unie, de Energy Efficiency Directive. Deze wet houdt in dat er efficiënter met energie omgegaan moet worden en daarmee ook energie bespaard wordt.
Ondersteuning bij het waarmaken van de ambities
Voorafgaande aan het certificeringsproces keek Elastofirm goed naar haar eigen kunnen. Konden zij deze doelstellingen om het certificaat te behalen zelfstandig uitvoeren of hadden zij daar hulp bij nodig? Gezien de omvang van het project is er besloten om externe begeleiding in te schakelen.
Voor iedereen binnen de organisatie was het vanaf het begin duidelijk waarom er gekozen werd voor certificering. En met de hulp van buitenaf werd de gehele organisatie meegenomen in het proces. “Het is met vijf locaties niet makkelijk om de kar te trekken, want wie gaat dat doen? Met een externe partner, die ook kennis heeft van de inhoud, ga je dat probleem uit de weg.” Zo werden er werkgroepen samengesteld waarin iedere locatie vertegenwoordigd was. Hierin werd dan organisatie breed gekeken naar de norm en hoe dit het beste geïmplementeerd kon worden. Hierbij lag de focus op het vastleggen van processen, in plaats van nieuwe processen te bedenken. Aangezien er in veel gevallen al op de juiste manier gewerkt werd.
Interne communicatie naar een hoogtepunt
In mei 2023 startte Elastofirm met de voorbereidingen, om vervolgens in januari 2024 te starten met de externe audits. Een intensieve periode, blikt Blom terug. “Naast de voorbereidingen op de audits, liepen er vanzelfsprekend ook nog andere projecten en de normale werkzaamheden. Dit was met pieken een flinke uitdaging voor de locaties, maar door de handen ineen te slaan was dit goed te managen.”
Al tijdens de voorbereidingen op de externe audits zag Blom de organisatie ontwikkelen. “Tijdens de interne audits viel het op hoeveel er intern gecommuniceerd werd. Locaties vertelden onderling wat er in de audit gevraagd werd en ze stelden elkaar op de hoogte van de vorderingen.”
De externe audits ziet Blom als een spiegel. “De audits laten laat ons zien wat wij al goed op orde hebben, maar maakt ons ook bewust van welke stappen we nog kunnen en moeten zetten.” Binnen een organisatie als Elastofirm komt het natuurlijk voor dat er op verschillende locaties vergelijkbare situaties voorkomen. “Als auditoren merkten dat er overeenkomsten waren tussen verschillende locaties, stemden zij dit ook af met de locaties. Dat was erg leuk om te zien”, vertelt Blom. “Maar, het is een doorlopend proces. We hebben nu de externe audits afgerond en nu moeten we ervoor zorgen dat we de continue ontwikkeling door blijven zetten.”
Accreditatie gaf de doorslag
“Er hebben meerdere factoren een rol gespeeld in het besluit om voor DNV te kiezen,” vertelt Blom. “Een van deze redenen was de pro-activiteit van DNV. Er werd actief meegezocht naar passende oplossingen en auditdagen. Maar de voornaamste reden was dat DNV geaccrediteerd is voor ISO 50001. Die accreditatie was voor mij een harde eis. Dan ben je straks gecertificeerd, maar dan zit er geen accreditatie achter. Sommige klanten vragen naar de certificaten en of deze geaccrediteerd zijn. Daar willen wij absoluut geen risico mee lopen. Daardoor gaf de accreditatie voor ISO 50001 voor ons ook de doorslag om voor DNV te kiezen.”
Maak van de norm een routine
De tip die Blom mee wil geven aan andere organisaties is: “Laat het certificeringsproces leven in de organisatie en zorg ervoor dat de norm onderdeel wordt van de dagelijkse routine.” Door de norm onderdeel te maken van de vaste werkwijze hoef je als organisatie niet bang te zijn voor de audit, vertelt hij. “Openheid en transparantie zijn ook belangrijke onderdelen van de audit. Het enige wat je terugkrijgt tijdens de audit zijn leerpunten en daar kan je je verder mee ontwikkelen”
Bent u na het verhaal van Elastofirm geïnspireerd geraakt om aan de slag te gaan met ISO-certificering? Meer informatie over gecombineerde audits leest u hier. Of heeft u voldoende informatie en wilt u een geheel vrijblijvende offerte opvragen? Die kunt u hier aanvragen.
