Top 5 van ISO 14001 auditbevindingen

ISO 14001 is een milieuzorgsysteem, bedoeld voor organisaties die hun milieuprestaties willen verbeteren en die risico’s op het gebied van milieuvervuiling willen verminderen. Om de norm te behouden, dient het milieumanagementsysteem periodiek te worden getoetst door een onafhankelijke certificerende instelling. DNV Business Assurance deelt een top 5 van veelvoorkomende auditbevindingen in de beton- en staalbouw, die voortkomen uit de eigen benchmarkingtool Lumina.

In het bedrijfsleven komt de omgang met het milieu, oftewel milieumanagement, steeds hoger op de directie-agenda. ISO 14001 is een hulpmiddel om milieu binnen de organisatie de aandacht te geven die het zou moeten krijgen. DNV is als certificerende instelling in Nederland geaccrediteerd door de RvA voor onder meer ISO 14001, ISO 9001 (kwaliteitsmanagementsysteem), ISO 45001 (gezond en veilig werken) en VCA. 

“Wij certificeren niet alleen, maar geven ook trainingen op het gebied van normkennis”, zegt Joep Ottenheim, lead auditor en trainer bij DNV. “Daarin geven we een praktische uitleg over de norm. Wat houdt het in, wat is de achtergrond en hoe zou je een milieumanagementsysteem kunnen opzetten? Ook geven we trainingen op het gebied van auditvaardigheid. Aan de hand van interne audits kun je zelf toetsen of er wordt voldaan aan de eisen van de ISO 14001. Dat kan alleen maar als je kennis hebt van de norm en over auditvaardigheden beschikt; wie moet ik welke vragen stellen en wat is een passend antwoord?” 

Wet- en regelgeving

Een van de pijlers van ISO 14001 is het commitment om te voldoen aan haar compliance verplichtingen met betrekking tot milieu. Alle ISOnormen zijn gebaseerd op de Plan - Do - Act - Check aanpak, vervolgt Ottenheim. “In de planfase staat beschreven dat je zicht moet hebben op je compliance verplichtingen. Je moet dus voldoen aan deze wettelijke eisen. Op basis daarvan ga je processen inrichten, zodat je kunt voldoen aan die regelgeving. En uiteindelijk vindt er een check plaats, waarbij getoetst wordt of je ook daadwerkelijk voldoet aan de wet- en regelgeving. Blijkbaar worstelen organisaties in de beton- en staalbouw met dit punt. In onze top 5 van ISO 14001 auditbevindingen staat namelijk met stip op 1: het ontbreken van een effectief proces om te toetsen of men voldoet aan de wettelijke eisen. En op punt 4 staat ‘het zicht hebben op een mogelijke verandering hiervan’. En dat snap ik ook wel, want het bijhouden van de veranderende wet- en regelgeving is complex. Wie leest nou de Staatscourant? Gelukkig bestaat de mogelijkheid om deze taken uit te besteden, en daar wordt steeds meer gebruik van gemaakt.” 

Milieuaspecten identificeren

ISO 14001 beschrijft dat je zicht moet hebben op de milieuaspecten. “Het is een soort levend document dat het kloppend hart vormt van het milieuzorgsysteem”, verduidelijkt Ottenheim. “Er verandert namelijk altijd wel iets binnen een organisatie, en die veranderingen moet je bijhouden. Goed zicht op de milieuaspecten betekent dat je tijdig kunt bijsturen, waar nodig, om de milieuprestaties te borgen. Bij het implementeren van ISO 14001 worden milieuaspecten geïdentificeerd van de producten, activiteiten en diensten die de organisatie kan beheersen en beïnvloeden, maar dat is geen eenmalige exercitie. Bij elke serieuze verandering binnen je organisatie moet dit worden geüpdatet. Doe je dit niet, dan loop je achter de feiten aan. Toch wordt het periodieke karakter nogal eens over het hoofd gezien, zo blijkt uit onze auditbevindingen.” 

Operationele processen 

Zodra er zicht is op de milieuaspecten, interactie met het milieu en wettelijke verplichtingen zul je je processen zodanig moeten inrichten dat je ze beheerst kunt uitvoeren, legt Ottenheim uit. “Daar waar je mogelijk toch risico’s loopt, moet je nadenken over hoe je die risico’s zo klein mogelijk kunt houden, zonder dat je afwijkt van de wettelijke kaders. Ook dat moet je beheerst doen. Hoe beter hier vooraf over wordt nagedacht, hoe beter de operationele processen beheerst kunnen worden uitgevoerd. Ook dat is in veel gevallen een aandachtspuntje. Net zoals het voorbereid zijn op noodsituaties. Dat betekent nadenken over mogelijke milieurisico’s en de organisatie daar op voorbereiden, inrichten en trainen zodat je een incident kunt beheersen.” 

Het is er dus alles aangelegen dat medewerkers binnen een organisatie zicht hebben op de bedoeling achter ISO 14001, resumeert Ottenheim. “Dat ze weten wat de norm inhoudt. Trainingen kunnen daarbij helpen. Een ISO-certificering is bedoeld om iets te bereiken en in dit geval de milieuprestaties te verbeteren, niet om het leven lastiger te maken. Dat kan alleen maar als voldoende medewerkers op de hoogte zijn.” 

DNV verzamelt de gegevens van duizenden managementsysteemaudits die wereldwijd door de certificerende instelling zijn uitgevoerd. Deze gegevens zijn anoniem opgeslagen in Lumina, een database met meer dan 2,2 miljoen auditbevindingen. Via een gratis klantenportaal kun je jouw organisatie vergelijken met andere organisaties in dezelfde branche. Zowel nationaal als wereldwijd. 

Dit artikel is eerder gepubliceerd in het magazine van Beton & Staalbouw.