Column: Heb het nooit meer over ISO
In deze column geeft onze trainer en Lead Auditor Matthijs Dierick tips aan organisaties die het moeilijk vinden om het belang van de ISO-normen duidelijk te maken bij collega’s.
Deze week ben ik het weer tegengekomen: een aantal deelnemers van een organisatie (allemaal met een kwaliteitsfunctie), die het enorm moeilijk vinden het belang van de ISO-normen voor de organisatie voor het voetlicht van de collega’s te brengen. ‘ISO wordt alleen maar gezien als ballast’ of ‘ISO staat naast de bedrijfsvoering.’ De deelnemers hadden de ISO-normen van tevoren goed bestudeerd, maar konden het belang van die tekst absoluut niet doorvertalen naar de eigen bedrijfsvoering.
Matthijs tips aan organisaties:
Ik heb ze de volgende tips gegeven – misschien heeft u er ook iets aan:
- Gebruik intern nooit het woord managementsysteem. Als het gaat om het kwaliteitsmanagementsysteem, spreek over ‘de bedrijfsvoering’:hoe doen we dingen?
- Vervang elke keer wanneer u de norm leest het woord ‘organisatie’ door uw eigen bedrijfsnaam.
- Communiceer in de organisatie niet lappen tekst van de norm (die is al moeilijk genoeg voor de kwaliteitsprofessionals) maar vertaal de eisen van de norm direct naar de interne bedrijfsafspraken.
- Besef dat u niet één op één kunt toetsen of een organisatie aan ISO-eisen voldoet: de norm schrijft voor WAT u moet regelen, de organisatie bepaalt HOE het is geregeld. U kunt enorm afwijken van uw eigen bedrijfsregels en nog steeds voldoen aan ISO-eisen. Maar het niet voldoen aan de bedrijfseisen is automatisch een afwijking van de norm.
- De norm bevat geen methoden van werken! Die methoden bepaalt u als organisatie zelf. Mensen aanspreken met termen zoals: ‘Dat moet van de ISO’, is aperte onzin.
- Besef dat al die procedures en werkinstructies die u heeft, niet de schuld zijn van de norm, maar het gevolg van hoe u het systeem heeft ingericht. Ik zeg niet dat die procedures, werkinstructies, formulieren allemaal overbodig zijn, maar durf ze ter discussie te stellen!
- Worden dingen in het managementsysteem gezien als ballast, als overbodig? Bediscussieer ze, pas ze aan, zoek naar een alternatieve werkwijze.
- Dingen hoeven niet per se op papier te staan om aantoonbaar te zijn: ga kijken bij de activiteit of die goed gaat, spreek met uw collega’s of ze de dingen weten die ze zouden moeten weten.
- Verzin geen nieuwe documenten voordat u zeker weet dat u iets niet kunt verwerken in al bestaande werkafspraken, trainingen, overleggen, enzovoort.
- De meeste bedrijven werken met uitgebreide computersystemen: daar wordt al ontzettend veel in vastgelegd. Kunt u die data niet gebruiken, combineren en analyseren om tot nieuwe inzichten te komen?
- Leg geen dingen vast omdat dat moet van de auditor. Auditoren zijn intens lui, onthoud dat. Wanneer u alles op papier zet maakt u die auditor blij, maar verdorie, het gaat er niet om die auditor te behagen; het gaat erom dat u die zaken vastlegt die u als organisatie nodig hebt.