Certificering in de anderhalve meter samenleving

Area Manager Benelux, Bertus Kroondijk, schrijft een column over de aanpak van DNV GL rondom Covid-19.

DELEN:

Sinds 11 mei zijn de basisscholen weer begonnen, spannend en een hele puzzel voor degenen met kinderen in die leeftijdscategorie. Hopelijk geeft het weer wat lucht thuis, naast de spanning van "komt het wel goed?" De opstart van de scholen is een voorbeeld van de voortdurende veranderende omstandigheden waar we allen mee te maken hebben. COVID-19 heeft een impact op ons individueel en ook op de organisaties waarin we werken. Vele organisaties hebben zich in meer of mindere mate kunnen aanpassen, voor andere biedt het routeplan van de overheid hopelijk uitkomst. In deze column wil ik toelichten hoe voor DNV GL de aanpassing is verlopen toen de crisis toesloeg.

Terugvallen

Het is essentieel gebleken dat we terug kunnen vallen op een goede infrastructuur; niet alleen die van IT en telecom maar ook die van een goed functionerend managementsysteem. Ook voor een certificerende instelling was de afgelopen periode een uitdaging.  Veel klanten konden vanaf het begin van de uitbraak niet meer fysiek worden bezocht. Welke factoren maakten het mogelijk dat we de omschakeling goed konden maken? Niet in de laatste plaats door het begrip en medewerking van onze klanten. Dank daarvoor!

Wat hielp in de omschakeling binnen DNV GL?

Ten eerste de stabiele IT -infrastructuur en een goed geïmplementeerd managementsysteem (inclusief paperless processen) boden het fundament om snel te kunnen schakelen. Medewerkers weten wat ze moeten doen en konden vlot omschakelen naar thuiswerken. Ten tweede de flexibiliteit en daadkracht van alle medewerkers en partners. Nadat de omvang van de crisis duidelijk werd is er overgegaan naar de nieuwe set up. Een kleine bezetting op het kantoor in Barendrecht en het merendeel werkend vanuit huis. Met vele Microsoft Teams meetings wordt contact gehouden, aanvullend getraind en samengewerkt. Daarnaast de snelle omschakeling naar remote auditeren, inspecteren, trainen en verifiëren. De analogie met thuiswerken is treffend. Thuiswerken kon al jarenlang, maar met de crisis bleek het essentieel en kreeg het een enorme boost. Exact hetzelfde gebeurde met het remote auditeren van managementsystemen en het inspecteren. De internationale regels staan het toe in merendeel van de gevallen maar de toepassing ervan liep nog achter. 

Door op afstand met de klanten te werken konden we hen blijven helpen met de borging van processen en de geldigheid van certificaten. Niet voor alle schema's en normen gelden dezelfde regels en sommige schema-eigenaren zijn nog wat huiverig voor het remote verifiëren van compliance.  Dit betekent dat we samen met de klanten soms nog wel zoeken wat de beste wijze is om de geldigheid van een certificaat te waarborgen. Daarnaast zijn ook niet alle processen even goed remote te verifiëren en zal het ter plekke auditeren noodzakelijk blijven.

Pragmatische aanpak

Het blijft laveren zolang het virus onder ons is. Dit is ook wat we bij onze klanten zien gebeuren. DNV GL probeert met een pragmatische aanpak klanten zo goed mogelijk te helpen. Het is heel goed te merken dat we op de medewerking van onze klanten, relaties en collega's kunnen rekenen. In de volgende nieuwsbrief zal ik verder ingaan op hoe DNV GL de toekomst ziet van het remote auditeren, inspecteren en verifiëren.