Audit je leveranciers eens wat meer en wees lekker egoïstisch!
Een effectieve leveranciersbeoordeling verder gaat dan het afvinken van standaardlijstjes: het draait om het creëren van waardevolle samenwerkingen die daadwerkelijk bijdragen aan het succes van uw organisatie. In deze column deelt Matthijs zijn visie op hoe u, met een scherp oog voor uw eigen belangen, de samenwerking met uw leveranciers naar een hoger niveau kunt tillen.
Ach, de leveranciersbeoordelingen: Veel bedrijven vullen de standaard checklist nog even snel in voor de externe audit begint, want ‘daar vraagt de auditor altijd naar’. Het is weer een vinkje dat gezet kan worden. ISO 9001 vraagt inderdaad om een leveranciersboordeling, maar nergens in de norm staat dat dat via een gestandaardiseerd formuliertje moet gebeuren en dat alle leveranciers op dezelfde manier beoordeeld moeten worden. Oh ja, een mooie aanvullende eis is dat de leveranciers ISO 9001 gecertificeerd moeten zijn (als medewerker van een certificerende instantie kan mij deze eis, uit baanzekerheidsperspectief, best wel bekoren). Maar… draagt die certificering nu echt wel bij aan de samenwerking met deze leverancier of onderaannemer?
Certificering gaat over de beheersing van bedrijfsprocessen, maar u als klant bent in eerste instantie veel meer geïnteresseerd in de kwaliteit van het product of de dienst die de leverancier levert, dan hoe goed hij zijn processen op orde heeft. Een bedrijf kan gecertificeerd zijn, maar niet aansluiten bij de verwachtingen van uw organisatie. U bent geïnteresseerd in dat specifieke product of die specifieke dienst die de leverancier levert. Al zijn andere producten en diensten interesseren u niet, immers deze koopt u daar niet. De certificatie-auditor moet naar alle processen kijken en neemt steekproeven: wellicht is uw product of dienst niet eens aan de orde gekomen.
Stelt u nou eens voor: U gaat naar die leverancier toe en uw focus is uitsluitend en alleen op dat product of die ene dienst die u bij de leverancier betrekt. De rest is voor u niet interessant, daar kijkt u niet naar om. U kunt nu een hele gerichte leveranciersaudit doen op enkele processtappen die u echt heel belangrijk vindt, bij voorbeeld: de productvrijgave van UW product, niet die andere producten, nee, alleen UW product. Of u doet een audit op de kwalificaties van de mensen binnen die organisatie die voor u een dienst gaan leveren: niet alle mensen, alleen die medewerkers die in uw organisatie komen lopen, of die voor u iets gaan uitvoeren. Een leveranciersaudit kan echt heel gerichte informatie opleveren die voor uw organisatie relevant is.
Nu valt het me op dat grote organisaties dit soort audits regelmatig doen: ze vliegen de hele wereld over. Maar ik durf te wedden dat u ook dicht in de buurt leveranciers hebt (en Nederland is klein hoor!). Zo’n audit hoeft niet een hele dag te duren, immers de scope/reikwijdte van de audit is heel klein: alleen UW belang telt! Ik denk dat dit bezoek meer toegevoegde waarde heeft dan het jaarlijkse formuliertje. Laat uw belangen, ergernissen en frustraties de hoofdrol spelen, immers, de samenwerking moet beter. Gebruik die frustraties als uitgangspunt. De antwoorden van de leveranciers bevatten altijd beloftes van verbetering; ga zelf ter plekke kijken of de verbeteringen er zijn en of ze werken (in uw belang).
Neem de mogelijkheid van het doen van audits bij de leverancier gewoon mee in de contracten of in de inkoopvoorwaarden (ISO 9001stelt namelijk dat deze eisen wel kenbaar gemaakt moeten zijn: zie 8.4.3.f).
Uw belang of het belang van uw organisatie staat voorop. U bepaalt wat u wilt zien. Besteed niet te veel tijd aan kwaliteitmanagementsysteemeisen – die worden al getoetst door andere audits (intern en extern) – maar stel zeker dat uw belangen goed aan de orde komen, door zelf de audits uit te voeren! Tweede partij audits: een methode van beoordeling, het eigen belang vooropstellen en totaal egoïstisch durven te zijn.
Bron: Kwaliteit in Bedrijf
