Verboden woorden in een auditrapport

Een goed auditrapport is feitelijk, objectief en onderbouwd met concreet bewijs. Toch sluipen er in de praktijk vaak woorden in die onbedoeld subjectief, suggestief of te algemeen zijn. In deze column deelt Lead Auditor en Trainer Matthijs Dierick praktische inzichten over hoe auditors hun rapportages scherper, neutraler en waardevoller kunnen maken — en waarom objectiviteit essentieel is voor heldere bevindingen en effectieve opvolging.

HEEL VEEL auditrapportages die ik in de loop van de tijd heb gezien en heb BEOORDEELD bevatten woorden die we liever niet zien in dergelijke rapportages. IN PRINCIPE zijn er geen hele harde eisen, wel richtlijnen (ISO 19011) voor wat er in rapportages moet staan. Diezelfde norm stelt ook dat audits onafhankelijk en objectief moeten zijn. Met name het woord objectief is hier relevant. Objectief betekent: op feiten gebaseerd. Dat betekent dat we ook in rapportages subjectieve woorden ZOVEEL MOGELIJK moeten zien te vermijden. WAARSCHIJNLIJK weten de interne auditors dit best, maar laten ze zich een beetje meeslepen in hun enthousiasme, of proberen ze via subjectieve toevoegingen een bepaalde waarde aan een auditbevinding toe te kennen. Besef: een audit is altijd een steekproef, dus je kunt nooit woorden in je rapportage gebruiken zoals VEEL, VAAK, SOMS en dergelijke. Deze woorden suggereren dat de bevinding is gebaseerd op een 100% controle van alle voorkomende gevallen (medewerkers, files, projecten, en dergelijke). Omdat het een steekproef is heb je ONVOLLEDIGE informatie om een dergelijke claim te maken. Tip: beschrijf feitelijk wat er is waargenomen. Voorbeeld: uit een steekproef van 5 projectdossiers blijkt dat er bij 4 een goedkeuring ontbreekt. Vier van de vijf lijkt best wel VEEL of VAAK of STRUCTUREEL, maar er zijn wellicht tientallen projectdossiers waar je niet naar gekeken hebt.

Of iets GOED is of VOLDOENDE hangt erg af van waar je naar gekeken hebt, of welke criteria zijn getoetst. Geef simpel weg aan dat: ‘alle vijf getoetste projectdossiers, de verplichte goedkeuring bevatten’. Wanneer iets NIET DUIDELIJK is of iets is ONVOLLEDIG: schrijf op welke informatie er dan mist. INCIDENTEEL kunnen dergelijke woorden er doorheen glippen, maar check je rapportage op dergelijke bewoordingen. Een HEEL GOED auditrapport is feitelijk: het geeft aan welke zaken in de audit besproken zijn, welke zaken voldeden aan de auditcriteria en welke zaken niet (de afwijkingen). Die afwijkingen moeten worden onderbouwd met concreet bewijs (verwijs naar documenten, rapportages, waarnemingen of verklaringen). Onthoud: iets is pas een afwijking wanneer er DUIDELIJK naar een regel kan worden verwezen waar niet aan wordt voldaan. Zonder concrete eis is er nooit een afwijking. Dit is HEEL BELANGRIJK omdat ONVOLLEDIG onderbouwde bevindingen kunnen leiden tot HEEL VEEL discussie.

Het LIJKT ER OP dat het SOMS BEHOORLIJK LASTIG is om ZUIVER objectief te blijven. Stel je elke keer de vraag: wat heb ik gezien of gehoord dat mij het gevoel geeft dat het ONDUIDELIJK, GOED, FOUT, SLORDIG, ZORGWEKKEND, REDELIJK of gewoon SLECHT is? ZWAKKE rapportages leiden tot ONDUIDELIJKE bevindingen die een KRACHTDADIGE opvolging van een ERNSTIGE afwijking GOED of SYSTEMATISCH mogelijk maakt. De ERNST van de bevindingen moet komen uit de hoeveelheid bewijs die je als auditor aanvoert om tot je conclusie te komen.

Maak je geen ZORGEN: objectief zijn is ook iets wat je kunt leren. Herlees je verslag eens en stel je elke keer de vraag of alles wat je geschreven hebt puur feitelijk is, of dat er MISSCHIEN, PER ONGELUK toch een PAAR subjectieve termen doorheen zijn geglipt. Objectiviteit voorkomt een veroordelende houding, weerstand of onenigheid. Maar een KEERTJE een GROTE of een KLEINE of INCIDENTELE FOUT maken is HELEMAAL niet ZO ERG. En trouwens, auditrapportages bevatten geen KLEINE PUNTJES. Als het de MOEITE van het rapporteren waard is, dan bevat de rapportage alleen maar RELEVANTE punten.

Bron: Kwaliteit in Bedrijf