Lead Auditor en trainer Matthijs Dierick legt uit dat de norm niet altijd verplicht om dingen op papier te zetten, maar dat dit in sommige gevallen toch erg handig is. Matthijs geeft u wat voorbeelden en een aantal tips.
Voor wie mijn columns of mijn trainingen kent, weet dat ik van een praktische invulling van de ISO-managementsysteemnormen houd. Keer op keer vertel ik dat de norm precies aangeeft wat je moet documenteren (gedocumenteerde informatie) en wanneer dat woord niet gebruikt wordt, het niet per se op papier hoeft te staan. Wat leuk is, is wanneer ik uitleg geef over de managementsysteem-documentatie, ik aangeef dat een organisatie met een pagina of 10 (globaal, algemeen) aan de documentatie-eisen kan voldoen. MAAR, dat al hun procedures, werkinstructies, registraties en dergelijke voortkomen uit hun eigen bedrijfsvoering en dat die ook verplicht zijn (7.5.1.b, voor de liefhebbers). Er ontstaat dan al snel een sfeer van minder, minder, minder papierwerk.
Dan komen we op het volgende punt. Om gecertificeerd te worden moet je wel AANTOONBAAR voldoen aan alle normeisen. Deelnemers roepen dan al snel: ‘Dat hoeft niet gedocumenteerd te worden’. ‘Klopt’ zeg ik dan, maar luister, elke externe auditor moet lui zijn. De auditor hoeft niet aan te tonen dat iets geïmplementeerd is, de organisatie moet het kunnen aantonen. Voorbeeldje ten aanzien van de context van de organisatie: paragraaf 4.1 en 4.2 zeggen niet dat belangrijke kwesties (issues) en belanghebbende partijen met verwachtingen en behoeften gedocumenteerd moeten worden. De daaruit voortvloeiende risico’s hoeven voor de ISO 9001 ook niet gedocumenteerd te worden. Het moet wel in kaart zijn gebracht, het hoeft niet op schrift (volgens de norm). Knappe vent die mij kan overtuigen dat dit zorgvuldig is gebeurd. Maar ja, het hoeft niet op papier…
Probeer eens om te denken; al die zaken op papier (of digitaal) zorgen ervoor dat mensen er steeds minder naar gaan kijken. Ik denk dat de hoofdreden hiervoor is, dat alle documentatie wordt ontwikkeld door mensen die er niet mee hoeven te werken. Laat afdelingen zelf bepalen wat ze nodig hebben. Als kwaliteits- en/of veiligheidsfunctionaris, beperk je je rol tot externe adviseur. Je staat buiten dat proces. Je kunt ze wel helpen met een template of format. Maar als mensen dat geen prettig format vinden, laat ze het dan anders uitwerken. Centraal moet steeds de vraag zijn: ‘Wat hebben de mensen in de uitvoering nodig om hun werk goed te kunnen doen?’. Ondanks het feit dat het naar de letter van de norm niet allemaal op schrift hoeft te staan, kunnen sommige instructies en checklijstjes heel behulpzaam zijn. Maar dat moet in de processen beslist worden en het moet niet worden opgelegd.
Nog wat tips:
- Maak een foto van een whiteboard of een flipover (zet er een datum bij). Ook dit is gedocumenteerde informatie;
- Een actiepuntenlijst is veel korter en meer ‘to the point’ dan formele notulen van een vergadering (wie, wat, wanneer);
- Vraag gericht hoe mensen gebruikmaken van instructies. Hebben ze de instructies nodig, staat erin wat men moet weten?;
- Besef dat documentatie moet helpen, dat je die informatie nodig hebt. Voordat je iets opschrijft, stel je de vraag: ‘Wie heeft dit wanneer nodig?’.
De opmerkingen onder paragraaf 7.5.1 vormen ook een mooie handleiding: ‘De omvang van gedocumenteerde informatie kan van organisatie tot organisatie verschillen i.v.m. omvang, complexiteit, competentie…’. Voeg hier ook eens één woord aan toe: RISICO. Zie elke vorm van documentatie als middel om risico’s te beheren, maar besef: zonder risico’s zijn er geen beheersmaatregelen nodig, dus ook geen documentatie (behalve als de norm het eist).
Bron: Kwaliteit in Bedrijf