In alle managementsysteem normen komt het woord ‘criteria’ bij herhaling voor. Matthijs Dierick trainer en lead auditor bij DNV GL heeft voor u een column geschreven waarin hij op dit onderwerp ingaat.
In alle managementsysteem normen komt het woord ‘criteria’ bij herhaling voor. Ik zal een paar voorbeelden geven: 4.4: Criteria en methoden vaststellen voor processen; 8.1 idem + criteria vaststellen voor goedkeuren; 8.3.5 acceptatiecriteria; 8.4: criteria vaststellen voor selectie en beoordeling van leveranciers, etc. Ook andere normen hanteren dit begrip bijvoorbeeld ISO 14001: criteria voor beoordeling van milieuaspecten; ISO 45001: criteria voor risico bepaling. Maar wat zijn dat nou ‘criteria’?
Denk eens terug aan uw studententijd. Waarom ontstak u in vreugde wanneer u een 5,6 had gehaald? Waarom baalde u enorm wanneer u een 5,4 had gehaald? Het criterium om te slagen was dat u minimaal een 5,5 moest halen: meer dan 5,5 dan was u geslaagd; minder dan 5,5 dan was u gezakt. Simpel zat.
Dit principe moeten we verder doorvoeren in ons managementsysteem. De criteria zijn de waarden waaraan wij kunnen toetsen. Eén van de kwaliteitsmanagement principes waar de ISO 9001:2015 op gebaseerd is, is: beslissingen nemen op basis van feiten. We moeten eenduidige waarden hebben waartegen we kunnen toetsen.
Mij valt het op dat bedrijven veel praten in termen zoals goed, voldoende, slecht; of een leverancier labelen met een schoolcijfer. De vraag die nu gesteld zou moeten worden door de auditor: wat zijn de criteria voor een score goed, voldoende of slecht? Wat zijn de criteria om te komen tot een score van een 7? Wat betekent deze score? En wat is de impact? Criteria maken uw managementsysteem (wat een rot woord, laten we gewoon spreken over bedrijfsvoering) toetsbaar en geven helderheid aan uw medewerkers. Voorkom het gebruik van termen in uw werkafspraken zoals: regelmatig, op gezette tijden, indien van toepassing, goed, onvoldoende, schoolcijfers.
Benoem concreet waar een product aan moet voldoen om ’goed’ te zijn; benoem concreet wat een score 7 betekent bij een leveranciersbeoordeling, benoem concrete termijnen in plaats van ASAP; benoem concrete aantallen wanneer iets gedaan moet worden.
Ja, u maakt het voor de auditor makkelijker om ’iets’ te vinden, immers met criteria kan hij of zij inderdaad makkelijker toetsen of iets voldoet aan uw afspraken of niet. Maar het grote voordeel is dat u helderheid creëert in uw bedrijf. Vage termen, zoals zojuist benoemd leiden ertoe dat mensen zaken op verschillende manieren gaan interpreteren, of dat juist zaken beter of slechter worden voorgesteld al naar gelang het belang van betrokkenen. Heldere criteria (toetsingskaders) maken uw managementsysteem een stuk overzichtelijker en begrijpelijker. Ik hoop dat u dit artikel interessant vond/vindt, maar of dat zo is, daar heb ik geen criteria voor.
Lees hier de eerder gelezen columns van Matthijs: