PDCA: Volledige cyclus van risicobeheer

De Plan-Do-Check-Act (PDCA)-cyclus is een vierstappenmanagementmethode die wordt teogepast tijdens voor de controle en voortdurende verbetering van processen en producten. De methode werd voor het eerst geïntroduceerd door de Amerikaanse ingenieur en bedrijfstheoreticus William Edwards Deming en werd later op grote schaal toegepast door organisaties die een managementsysteem implementeerden dat voldoet aan een best-practicestandaard.

Wat houdt de Plan-Do-Check-Act-cyclus in?

De PDCA-cyclus is voortdurend proces van plannen, doen, controleren en handelen.

De algemene stappen in dit proces zijn

1. Plannen: het doel identificeren en meetbare doelen identificeren.
2. Doen: het plan in actie zetten.
3. Controleren: het analyseren van gegevens om te bepalen of het oorspronkelijke doel is behaald.
4. Handelen: het doorvoeren van veranderingen of verbeteringen op basis van de analyse.

De methode wordt op grote schaal toegepast door organisaties die een systematische aanpak van risicobeheer willen implementeren en die een managementsysteem willen implementeren en laten certificeren volgens ISO of andere erkende best-practice-normen.

Wanneer moet het PDCA-model worden toegepast?

De PDCA-cyclus kan voor verschillende toegepast worden in verschillende processen,waaronder kwaliteitscontrole, procesverbetering en het doorvoeren van veranderingen. Het heeft vooral een meerwaarde in processen waarin continue verbetering centraal staat. Dit maakt het een ideaal hulpmiddel voor organisaties die een conform managementsysteem ontwikkelen en onderhouden waarin continue verbetering centraal staat.

De vier stappen van PDCA

Bij het ontwikkelen en implementeren van managementsystemen helpt het opsplitsen van het proces om de vereisten per fase van de PDCA-cyclus te verduidelijken. Organisaties streven naar voortdurende verbetering en certificering door een externe instantie. De vereisten worden bepaald door de gekozen norm, bijvoorbeeld ISO 9001 (kwaliteit) of ISO 14001 (milieu).

Plan

In planningsfase worden doelstellingen op basis van het beleid van de organisatie vastgesteld. Ook worden risicobeoordelingen uitgevoerd en processen bepaald die nodig zijn om de gewenste resultaten te bereiken.

Dit wordt behandeld in de eisen van de ISO-normen en als we een kwaliteitsmanagementsysteem (QMS) als voorbeeld nemen, moet dit het volgende omvatten:

• Het uitvoeren van een contextanalyse: Identificeer interne en externe factoren die van invloed kunnen zijn op de doelstellingen en resultaten van het QMS.
• De behoeften en verwachtingen van stakeholders bepalen: Erkennen wie de stakeholders zijn en wat hun behoeften en verwachtingen zijn.
• De reikwijdte van het QMS bepalen: De grenzen en toepasbaarheid van het QMS definiëren om de reikwijdte ervan vast te stellen.
• Het kwaliteitsmanagementsysteem plannen: Kwaliteitsdoelstellingen vaststellen en plannen hoe deze te bereiken, rekening houdend met risico's en kansen.
• Kwaliteitsdoelstellingen en planning om deze te bereiken: stel meetbare kwaliteitsdoelstellingen vast en plan de acties die nodig zijn om deze te bereiken.
• Planning van veranderingen: plan veranderingen in het QMS op een gecontroleerde manier. Dit is bijna altijd het meest complexe onderdeel van de cyclus, omdat het een grondig begrip vereist van welke systemen er al aanwezig zijn en wat het uiteindelijke doel is.

Do

De uitvoeringsfase gaat over het implementeren van het plan. Het uitvoeren van processen, het maken van het product en het verzamelen van gegevens voor de controle- en volgende actiefase.

Dit moet routine worden voor de organisatie, maar het moet voldoende flexibel zijn om rekening te houden met onvoorziene omstandigheden en gebeurtenissen. Idealiter zou er een noodplan zijn voor ongewone situaties die zich kunnen voordoen.

Check

De controlefase richt zich op het monitoren en evalueren van de prestaties van het managementsysteem en moet voor een kwaliteitsmanagementsysteem het volgende omvatten:

1. Monitoring, meting, analyse en evaluatie: Organisaties moeten bepalen wat er moet worden gemonitord en gemeten, welke methoden voor monitoring, meting, analyse en evaluatie moeten worden gebruikt en wanneer deze moeten worden uitgevoerd.
2. Interne audit: voer periodieke interne audits uit om informatie te verkrijgen over de vraag of het managementsysteem voldoet aan de eigen eisen van de organisatie en aan de norm, en of het effectief wordt geïmplementeerd en onderhouden.
3. Managementbeoordeling: het topmanagement moet het kwaliteitsmanagementsysteem van de organisatie op gezette tijden beoordelen om ervoor te zorgen dat het geschikt, toereikend en effectief blijft en aansluit bij de strategische koers van de organisatie.

Deze eisen zorgen ervoor dat het QMS functioneert zoals bedoeld en vormen een basis voor het identificeren van verbeterpunten.

Handelen

In de uitvoeringsfase implementeert de organisatie de veranderingen die nodig zijn om te voldoen aan de norm en om continue verbetering te stimuleren. Dit kan betekenen dat het plan moet worden aangepast en dat de cyclus opnieuw moet worden gestart.

Acties zoals audits, managementbeoordelingen en monitoringindicatoren kunnen verbeterpunten aan het licht brengen en leiden tot rapporten over non-conformities. Een non-conformity moet binnen een bepaalde tijd na de audit opgepakt worden als dit tijdens de audit naar voren kwam. Gebeurt dit niet op tijd en het komt naar voren tijdens de externe audit, dan kan dit nadelige gevolgen hebben voor het certificaat.

Voorbeeld van een PDCA

De PDCA-cyclus is een pijler van een kwaliteits- of ander managementsysteem dat een organisatie wil implementeren. Het biedt een duidelijk en beknopt kader voor het beheren van veranderingen en het waarborgen van continue verbetering binnen een organisatie. Het is echter een veelzijdig instrument dat kan worden toegepast in bijna elke situatie waarin verbetering wordt nagestreefd.