KPN is leverancier van telecommunicatie- en ICT-diensten. De organisatie is ooit gestart met ISO 9001 certificering en hebben dit uitgebreid naar meerdere normen. Wij hebben Kees Ponsen, Riskmanager bij KPN, een aantal vragen gesteld over het certificatietraject. Daarnaast vertelt Lead Auditor Aart Bitter hoe hij certificatietraject heeft ervaren.
Hoe verliep het certificeringstraject?
“Door de goede voorbereiding en afstemming met DNV is het certificatietraject soepel verlopen,”zegt Kees Ponsen, KPN. “Het was een intensief traject van meer dan 50dagen, bestaande uit documentenreviews en ruim 170 interviews door 8 verschillende auditoren.”
We hebben het traject positief afgerond. Als organisatie hebben we weer een stap gemaakt in onze ontwikkeling met betrekking tot kwaliteit, informatiebeveiliging en bedrijfscontinuïteit.
Lead Auditor Aart Bitter voegt toe: “De audit is door de grondige voorbereiding gestructureerd verlopen, rekening houdend met het auditprogramma en de voorbestemde tijdsloten voor de locatie-bezoeken en interviews. KPN stelde zich flexibel op, waardoor de auditoren erin slaagden de ruim 170 interviews binnen een doorlooptijd van 4 weken af te ronden.”
Waarom heeft KPN voor DNV gekozen?
“Door de jaren heen hebben KPN en DNV een hele goede band opgebouwd. Er is veel onderling vertrouwen en een goede samenwerking. Daarnaast is het voor ons belangrijk dat DNV een groot aantal normen gecombineerd in één audit en met één auditteam kan certificeren.”
Wat is de meerwaarde van deze certificaten voor KPN?
Het helpt ons om continu te verbeteren en het houdt het ons scherp. Daarnaast is het onze ‘licence to operate’, zonder geldige certificaten kiest een klant niet meer voor ons.
Wat heeft KPN geleerd van het certificatietraject?
“Tijdens een audit worden vaak verbeterpunten geconstateerd, ondanks een goed lopend proces. Een voorbeeld is dat bij ons de jaarlijkse awareness trainingen op corporate niveau worden gevolgd. Tijdens de audit zagen we dat het lastig is om als manager met een druk op de knop de voortgang van deze trainingen te zien van je eigen team. Dit hebben na de audit verbeterd.”
Wat was de grootste uitdaging tijdens het certificatietraject?
“Doordat we in één audit meerdere certificeringsschema’s toetsen, zijn de voorbereiding en de planning cruciaal. Ook de uitbreiding met nieuwe normen speelt hierin een belangrijke rol. Door de goede communicatie tussen KPN en het auditteam van DNV is dit soepel verlopen. Door de dagelijkse terugkoppelingen en het wekelijks bijhouden van rapportages is het uiteindelijke audit rapport snel opgeleverd zonder verrassingen,” geeft Kees aan
Aart Bitter over de audit bij KPN
Lead auditor Aart Bitter vindt dat de audit bij KPN zich kenmerkt door de gedegen voorbereiding en gestructureerde uitvoering van de audit. Ook viel de flexibiliteit bij hem op, waarmee last minute door zowel KPN als DNV moest worden ingespeeld op enkele onvoorziene wijzigingen in het auditplan. Door de dagelijkse terugkoppeling van het auditteam aan het ISO-team van KPN, was er constant inzicht in de status van de audit en eventueel nog gewenste oplevering van informatie voor het volgen van de audit trails door het KPN ISO-team. Het management van KPN heeft echt betrokkenheid getoond bij zowel de opening, uitvoering als bij de afsluiting van de audit. Deze samenwerking met KPN heeft ervoor gezorgd, dat de audit gedegen is voorbereid, gestructureerd en ook flexibel is uitgevoerd en tijdig is afgesloten en opgevolgd.