7 april was een speciale dag. The Offshore Partners/Yachts & Cruisers had deze dag de eerste ISO 9001 audit via DNV. The Offshore Partners is al langer in het bezit van het ISO 9001-certificaat, maar besloot dit jaar over te stappen. Via andere bedrijven waar zij mee samenwerken kwam de naam DNV naar voren en zodoende kwamen zij bij DNV terecht.
Een eerste audit bij een nieuwe certificatie instelling, met een nieuwe auditor en dan meteen een audit van afstand, dat is even spannend. Wij vroegen Esther de Vries van The Offshore Partners naar haar ervaring met de online audit.
Hoe is de remote audit uitgevoerd?
Binnen onze organisatie werken we met Teams. DNV werkt ook met Teams, dus dat kwam goed uit. Ik heb de vergaderverzoeken naar alle deelnemers verstuurd en op het tijdstip van de audit hebben we ingebeld. Het is een keer voorgekomen dat we geen verbinding kregen met de auditor, maar, na het opnieuw opzetten van een vergadering, kwam dit weer goed en verliep de verbinding verder voorspoedig. Teams is een goed platform voor online meetings. Je hoort elkaar, ziet elkaar en je kan documenten delen en laten zien via de optie om je scherm te delen.
Wat vonden de geïnterviewden van de remote audit?
De auditees waren al gewend aan meetings via Teams, omdat we deze tool ook binnen de organisatie gebruiken. Ook vonden zij dit een prima alternatief voor de fysieke audit. Het delen van documenten is soms even lastig, maar uiteindelijk lukt het altijd.
Heeft u zich op de remote audit anders voorbereid dan op de fysieke audit?
Nee eigenlijk heb ik mij niet anders dan anders voorbereid. Ik heb de laptop klaargezet, Teams geopend en pen en papier bij de hand genomen. Alle documenten staan al geordend op ons netwerk dus ook deze waren beschikbaar.
Denkt u dat er in de toekomst na Covid-19 nog gebruik kan worden gemaakt van remote audits?
Ja, ik denk dat dat zeker mogelijk is, in ieder geval bij onze organisatie. Wij hebben ook medewerkers die op locatie werken. Wanneer zij aan de beurt zijn voor een interview, kunnen zij via een remote audit gemakkelijk betrokken worden. Ik zou het wel leuk vinden om de auditor in het ‘echt’ te ontmoeten en de hand te schudden.
Heeft u tips voor organisaties die nog geen remote audit hebben gehad?
Gewoon doen! Kijk welk systeem voor jou werkt, dit kan Teams zijn, Skype, Zoom, wat er dan ook binnen de organisatie gebruikt wordt en waar je documenten mee kunt delen. Uiteindelijk is de audit niet anders dan wanneer je met elkaar om de tafel zit.
Hoe beviel de eerste audit door DNV?
Een audit is altijd even spannend, zeker nu we de auditor nog niet eerder gezien of gesproken hadden. Begrijpt hij onze branche, kunnen we goed weergeven wat we doen en hoe onze processen zijn en staat hij open voor het gesprek? Gelukkig ging de samenwerking met de auditor, Ton Boerema, erg goed. Ik vond dat we goede feedback kregen en er was ook ruimte voor discussie. Natuurlijk zijn er na een audit altijd punten ter verbetering, maar de auditor kwam met goede redeneringen en een duidelijk auditrapport waar we echt iets aan hebben.
The Offshore Partners
The Offshore Partners leveren technische en projectmanagementdiensten voor scheepsnieuwbouw, verbouwingen en R&M-projecten, evenals projectteams en bemanning voor installatieprojecten in de offshore energiesector en ontmanteling.
Yachts & Cruisers
Yachts & Cruisers is een toonaangevend projectmatig bedrijf dat diensten van wereldklasse aanbiedt aan elke klant die essentiële ondersteuning zoekt bij het beheer en de begeleiding van de bouw van hun luxueuze superjachten of cruiseschepen.