Risicomanagement wat kunnen organisaties leren van grote ondernemingen?

De grootte van de organisatie biedt een gedeeltelijke verklaring voor de implementatie van risicomanagement. Het onderzoek onderscheidt leiders van de andere organisaties. Leiders zijn de organisaties die een zeer goed gestructureerde aanpak rapporteren in alle fasen van het risicomanagementproces. In de steekproef van dit onderzoek tonen zowel grote, als kleine organisaties zich als leider, waardoor het aannemelijk is dat de omvang van de organisatie niet samenhangt met de mate van volwassenheid op het gebied van risicomanagement.

De gestructureerde werkwijzen die grotere organisaties hanteren, kunnen lering bieden voor organisaties van elke omvang. De les die organisaties eruit kunnen trekken is niet het kopiëren van structuren, systemen of gespecialiseerde functies op bedrijfsniveau. Het biedt organisaties de kans om om de disciplines over te nemen die deze effectief maken: duidelijke verantwoordelijkheden, consistente opvolging, regelmatige herbeoordeling en integratie van risico’s in de besluitvorming. Deze disciplines kunnen ook van groot belang zijn voor kleinere, minder complexe organisaties.

Wat grotere organisaties onderscheidt

Grotere organisaties moeten meer functies, locaties en andere factoren op elkaar afstemmen. Ze moeten mogelijk aan meer wettelijke eisen voldoen en moeten meer leveranciers beheren. Dit alles vergroot de complexiteit van hun bedrijfsomgeving.

Een gestructureerde aanpak is daarom essentieel, maar neemt de uitdagingen waarmee organisaties worden geconfronteerd niet weg. Grote organisaties melden over het algemeen vergelijkbare uitdagingen als de andere organisaties in de stakeproef wat wellicht de complexiteit van hun bedrijfsvoering en toeleveringsketens weerspiegelt.

Het ViewPoint-onderzoek laat daarnaast zien dat grote organisaties doorgaans een breder scala aan risico’s beheersen. Ook kiezen zij vaker voor systemen op maat, in plaats van alleen gebruik te maken van standaard productiviteitstools. Om grip te houden op de diverse risico's is een gestructureerde aanpak essentieel. Deze werkwijze weerspiegelt een hoger volwassenheidsniveau.

Wat andereorganisaties hiervan kunnen leren

Een belangrijk aandachtspunt is het beheersen van risico’s gedurende de volledige managementcyclus. Uit het ViewPoint-onderzoek blijkt dat organisaties relatief sterk zijn in het identificeren en beoordelen van risico’s, maar dat er ruimte voor verbetering is in de vervolgstappen, zoals beheer, herbeoordeling, monitoring en rapportage. Dat beeld is zichtbaar bij zowel grote als kleinere organisaties.

Want een risico identificeren is slechts de eerste stap. Effectieve risicobeheersing vraagt ook om duidelijke verantwoordelijkheden, passende maatregelen en consequente opvolging. Daarnaast moet regelmatig worden beoordeeld of de maatregelen daadwerkelijk effectief zijn en of risico’s zich in de loop van de tijd ontwikkelen.

Ook de verdeling van verantwoordelijkheden speelt een belangrijke rol. In grote organisaties is er vaak een persoon of afdeling die zich alleen bezighoudt met risicomanagement.

Opvallend is dat de leiders op het gebied van risicomanagement zich niet onderscheiden door wie de formele verantwoordelijkheid voor risicomanagement heeft. Het verschil zit vooral in de manier waarop verantwoordelijkheden zijn toegewezen en hoe risicomanagement in de organisatie is vastgelegd. Volwassen risicomanagement draait dus niet om waar de verantwoordelijkheid formeel ligt, maar hoe deze is georganiseerd en gekoppeld is aan een gestructureerd proces. Normen voor managementsystemenKleinere organisatie hoeven de risicomanagementstructuren van grote organisaties niet volledig over te nemen. Echter betekent een kleinere organisatie niet dat zij te maken hebben met minder risico's. Een kleinere organisatie kan afhankelijk zijn van een selecte groep klanten, leveranciers, systemen of medewerkers en tegelijkertijd minder capaciteit hebben om grote verstoringen op te vangen. De aanpak van de risico's voor deze organisaties moet afgestemd worden op het risico en de complexiteit daarvan. Tegelijkertijd moet er voldoende structuur zijn om duidelijke verantwoordelijkheden, tijdige maatregelen en consistente opvolging te waarborgen. Managementsystemen kunnen hierin structuur bieden die kan worden afgestemd op de omvang en context van de organisatie. Grotere en complexere organisaties maken bovendien vaker gebruik van digitale tools voor risicomanagement.

Deze ondesteunen de coördinatie, traceerbaarheid, monitoring en zichtbaarheid voor meerdere risico’s, verantwoordelijken en locaties. Uit het ViewPoint-onderzoek blijkt echter dat organisaties met een hogere mate van volwassenheid de vertrouwde tools niet per definitie vervangen door geavanceerde platformenVooroplopende organisaties combineren vaker standaard tools metmet intern ontwikkelde of op maat gemaakte systemen. Dit benadrukt de waarde van het gebruik van verschillende tools daar waar ze het meest effectief zijn. Tegelijkertijd is het van belang om te benadrukken dat technologie op zichzelf niet leidt tot volwassen risicomanagement. De toegevoegde waarde van technologie hangt af duidelijke processen, competente medewerkers en consistente opvolging.

Het juiste niveau van structuur vinden

Terwijl grotere organisaties wellicht uitgebreide monitoring nodig hebben over verschillende locaties, leveranciers en bedrijfsfuncties heen, kunnen kleinere organisaties vaak consistentie bereiken met eenvoudigere processen en kortere communicatielijnen. Eenvoud kan een voordeel zijn, mits de verantwoordelijkheden duidelijk zijn en risico’s systematisch worden opgevolgd.

Effectief risicomanagement draait uiteindelijk om consequente opvolging gedurende het hele proces: van identificatie en maatregelen tot herbeoordeling en monitoring. Duidelijke verantwoordelijkheden en inzicht in de voortgang zijn daarbij essentieel.

Kleinere organisaties hoeven de complexiteit van grote organisaties niet over te nemen, maar kunnen wel leren van de gestructureerde aanpak. Door dezelfde basisprincipes toe te passen op een schaal die past bij de eigen risico’s, middelen en activiteiten, kunnen zij hun weerbaarheid vergroten en risico’s beter beheersen.