Deze week vond jouw eerste remote audit plaats. Hoe heb je dit ervaren?
Mijn eerste remote audit heb ik gedaan bij Forbo Siegling B.V. in Spankeren. Deze audit vond plaats voor VCA* periodieke audit 1. We hebben de audit uitgevoerd via Skype for Business. Voordat de audit plaatsvond heb ik het een en ander met de klant afgestemd en zijn de nodige stukken voor de audit naar mij toegestuurd. Het bedrijf is niet zo heel erg groot, dus ik heb de audit met drie medewerkers uitgevoerd, waaronder iemand vanuit de directie, de KAM-manager en een medewerker van de afdeling planning. Tijdens de audit zaten wij alle vier afzonderlijk van elkaar en heb ik iedereen gericht vragen gesteld waarop er telkens antwoord werd gegeven.
Ik vond het fijn dat de klant zich goed had voorbereid, omdat zij alle documenten hadden in gescand en daardoor digitaal beschikbaar hadden. Zo kon ik bijvoorbeeld vragen stellen over de audit van vorig jaar. De klant liet mij deze documenten via het scherm in Skype zien. Op deze manier was ik in staat een steekproef te nemen, door vragen te stellen over de personen die op het document staan. Zo stond er bijvoorbeeld dat meneer X deelgenomen heeft aan een Toolboxmeeting. Op basis van het document kun je dan vragen of deze persoon een VCA-diploma heeft en dit kan ook weer getoond worden via Skype. Zo kun je verdere vragen stellen zoals: Is hij werkzaam op dit project? Is er een Veiligheids- & Gezondheidsplan (V&G-plan) uitgeschreven? Op deze manier kun je eigenlijk al de belangrijke vragen goed stellen.
Hoe bereid je je als klant voor op een remote audit?
Vooraf heeft de klant van mij een lijst ontvangen met documenten die ik vooraf ter beoordeling wilde inzien. De klant stuurt een directiebeoordeling op en afhankelijk van de omvang van de organisatie ook wat analyses. Deze kun je als auditor alvast doornemen, beoordelen en aan de hand daaraan je vragen voorbereidenVoelt remote auditeren anders dan een fysieke audit?
Eigenlijk is het niet veel anders dan dat ik het normaal doe. Op kantoor kijk je vaak naar registraties, dit zijn bewijzen dat iemand iets uitgevoerd heeft. Dus je kunt veel vragen gewoon beoordelen. Wat je bijvoorbeeld niet kunt doen is in de praktijk nagaan of een V&G-plan met bepaalde maatregelen ook werkelijk zo toegepast wordt. Dit is iets wat je moet bewaren voor de volgende keer. Je kunt er wel vragen over stellen.
Een remote audit is altijd wel wat anders omdat je de sociale interactie niet hebt, maar je kunt je wel goed focussen en concentreren op het gene wat iemand zegt. Hier kun je dan weer goed je vragen op afstemmen. Daarnaast kun je aan de stem of intonatie ook het enige horen.
De VCA-norm is natuurlijk een checklist die gericht is op registraties, voorzieningen en veiligheid. Je checkt of verifieert per vraag het aantal minimumeisen deze moeten ook vastgelegd worden in registraties. Dus die kun je gewoon beoordelen. Voor audits op het gebied van veiligheidsbewustzijn zijn fysieke bezoeken wel onmisbaar denk ik.
Kan de remote audit ook vaker toegepast worden in de toekomst?
De remote audit kan om logistieke redenen of andere redenen, zoals de beschikbaarheid van mensen goed te doen zijn. De ervaringen die we nu opdoen leiden er wellicht wel toe dat dit middel meer ingezet kan worden, waardoor we de werkdruk kunnen verminderen en af kunnen zien van lange reistijden tussen woon en werkverkeer. Toch blijven er wel regels waardoor delen van audits on site moeten blijven gebeuren.
Hoe was de reactie van de klant?
De klant heeft de remote audit als positief ervaren. Ze vonden het eigenlijk heel goed gaan en hebben kunnen zien dat het belangrijk is om zaken digitaal goed geordend te hebben.
“Gezien de situatie waarin we met elkaar zitten, kwam Leon van Eemeren van DNV met het voorstel de Audit via Skype te organiseren. Gelukkig hebben we al veel documenten gedigitaliseerd. Een aantal facetten van de audit zoals werkplekinspecties, controle van gereedschappen en PBM’s vonden plaats via steekproeven. Via foto’s en het laten zien van documenten was het mogelijk om alle vragen te beantwoorden en het bewijs te leveren.
Door middel van creativiteit en inzet van alle betrokkenen hebben we het tot een succesvolle audit kunnen maken. En het belangrijkste: ons VCA-certificaat is weer een jaar geldig. DNV dank voor jullie flexibiliteit.” - Stefan Reusen, Key Account Manager Segment Logistics bij Forbo Siegling Nederland B.V.