ISO-normen: één groot keuzemenu

In zijn nieuwste column deelt onze trainer Matthijs Dierick zijn blik op ISO 9001. Hij introduceert u in de boeiende wereld van non-conformiteiten en nodigt u uit om uw eigen systemen eens kritisch te bekijken.

Zoals de meesten wel weten, moet om te kunnen stellen dat uw organisatie voldoet aan de eisen van de ISO-managementsysteemnormen, aan ‘alle eisen’
worden voldaan. Maar ISO 9001 biedt nog een kleine escape. In paragraaf 4.3 wordt, in de meest onleesbare zin van de norm, gesteld dat eventueel een normparagraaf kan worden uitgesloten, wanneer die paragraaf geen invloed heeft op ‘de conformiteit van het product, de dienst of de klanttevredenheid’. Een ongeschreven regel is eigenlijk dat die uitsluitingen zich moeten beperken tot één of meer paragrafen van hoofdstuk 8, en de paragraaf over meetmiddelen: 7.1.5.

Maar het is mogelijk dat er aan detaileisen in de norm niet hoeft te worden voldaan. De hele paragraaf is niet uit te sluiten, maar delen ervan wel. Voor deze
uitzonderingen moet u de norm goed lezen. Een aantal keer gebruikt de norm termen als: 

• voor zover van toepassing (7.5.3.2), (8.2.3.2), (8.5.1),
  (8.6);
• voor zover nodig (4.4.2);
• een of meer van de volgende manieren (8.7.1);
• als het nodig is (8.5.2).

Laten we er eens een paragraaf er uitpikken, waarvan ik me niet kan voorstellen dat er een organisatie is die deze kan uitsluiten. Paragraaf 8.5.1: ‘Beheersing
van productie en het leveren van goederen’. Deze paragraaf kunt u ook ‘het dagelijks werk’ noemen. Het dagelijks werk moet ‘onder beheerste omstandigheden’ worden uitgevoerd. Dat lijkt me logisch. Je werkzaamheden onder controle hebben is immers de basis om te komen tot een goed product, of een goede dienst (geldt ook uit milieuoogpunt, veiligheidsoogpunt, et cetera). Nu benoemt de norm acht typen beheersmaatregelen, maar in de inleidende zin staat: ‘voor zover van toepassing’. Kennelijk hoeven niet al deze acht punten van toepassing te zijn. U moet bepalen of één of meer van die acht punten nodig zijn om de productie onder controle te houden. Bijvoorbeeld, als u 7.1.5 heeft uitgesloten, dan heeft 8.5.1.b, ook geen zin. 8.5.1 als paragraaf is dan wel van toepassing, maar puntje b, daar doet u niets mee. Een andere, punt F, u moet processen valideren wanneer de output niet kan worden geverifieerd. Dus als u wel kunt controleren aan het einde, dan hoeft u punt F niet te doen.

Deze column is te kort om alle uitzonderingen die ik hierboven heb genoemd, toe te lichten. Maar al die paragrafen geven de mogelijkheid bepaalde zaken
niet te doen, hoewel ze in de norm genoemd staan. 

Zo worden ook in de andere paragrafen soms hints gegeven, dat u eens kritisch naar de onderliggende detaileisen moet gaan kijken. Welke zijn nu van toepassing en welke niet. Gebruik uw activiteiten, zoals u ze nu uitvoert, en waar u best succesvol mee bent, als uitgangspunt. Loop dan bovenstaande
paragrafen eens langs. Staan daar dingen in die ‘van toepassing’, zijn, of heeft u de juiste keuzes uit één van de mogelijkheden gemaakt? Blijf kritisch kijken
naar uw managementsysteem. Het moet alle tools bevatten die u nodig heeft. Het hoeft niet alles te bevatten dat in de norm staat, omdat ‘het niet van toepassing is’, of ‘omdat het niet nodig is’.

Bron: Kwaliteit in Bedrijf