In onzekere tijden vertrouwt u op een goed werkend managementsysteem. Hiermee laat u aan belanghebbenden zien dat uw processen in orde zijn en dat u als organisatie in control bent. U bent in staat om diensten en producten te leveren zoals men van u verwacht. Een managementsysteemcertificaat maakt dit aantoonbaar. Een remote audit wordt hierbij ingezet als een efficiënte tool.
Een remote audit is een audit die op afstand wordt uitgevoerd, zonder dat de inhoud van de audit afwijkt van een traditionele audit op locatie. Via een digitale omgeving en met behulp van de juiste audiovisuele middelen wordt er geauditeerd. Interviews worden online afgenomen en de inzage van documenten en processen gebeurt ook online. De remote audit moet inhoudelijk precies hetzelfde zijn als een fysieke audit. Het is aan de auditor om zoveel mogelijk ‘online’ te kunnen zien om het managementsysteem objectief en goed te beoordelen.
Waarom een remote audit?
Remote auditeren wordt vandaag de dag steeds vaker ingezet. Tegenwoordig vestigen organisaties zich niet meer alleen op één locatie, maar over meerdere locaties in het land en soms zelfs in meerdere landen. Auditoren zijn hierdoor in staat bedrijfsprocessen van organisaties op een effectieve manier te beoordelen, zonder kostbare tijd te verliezen met reizen.
Soms zijn er ook momenten dat het niet mogelijk is om naar elkaar toe te reizen voor een audit. Als er voor zowel de organisatie als de auditor een risico is, biedt een remote audit ook uitkomst. De fysieke audit op locatie wordt, met inachtneming van de accreditatie voorschriften, vervangen door een zogenoemde 'remote audit', uitgevoerd door de auditor die uw organisatie door en door kent.
Hoe gaat een auditor te werk bij een remote audit?
Op basis van de aandachtsgebieden die zijn doorgegeven, stelt de auditor een auditprogramma op. Hierin geeft hij aan welke afdelingen en functionarissen hij wil bezoeken en interviewen. Wanneer een audit op afstand plaatsvindt, is in het auditprogramma terug te lezen welke onderdelen van de audit ‘remote’ op afstand worden uitgevoerd.
Een remote audit gebeurt online. Bij voorkeur wordt er gebruik gemaakt van uw eigen digitale platform, prettig voor de medewerkers in de audit en ook helemaal in lijn met uw eigen informatiebeveiligingsregels. Op het moment dat de audit start loggen zowel u als de auditor in op dezelfde digitale omgeving en start het interview in de vorm van een videogesprek. Er worden geen online opnames gemaakt tijdens een remote audit, omdat het gesprek voor de geauditeerde hetzelfde moet voelen als dat de auditor tegenover hen zit op kantoor.
Is remote auditeren toegestaan?
Jazeker. Elke certificerende instelling die audits uitvoert dient zich ook te houden aan de richtlijnen van de IAF MD 4:2018. In de IAF Mandatory Document 4 staan eisen die gesteld worden aan het gebruik van digitale technologie tijdens audits. In de Mandatory Documents van IAF staan eisen waar certificerende instellingen op worden getoetst door accreditatie-instellingen.
Andere factoren om rekening mee te houden
- Het is niet altijd mogelijk om alle onderdelen remote te auditeren. Zoals bijvoorbeeld op een productielocatie of een magazijn. Afhankelijk van het type audit, een periodieke audit, een hercertificatie-audi en de sector, kan de auditor dit gedeelte van de organisatie op een later moment in de (certificatie)cyclus bezoeken. In dit geval wordt een deel remote gedaan.
- We blijven afhankelijk van technologie, zoals de beschikbaarheid van het internet, de stabiliteit van externe netwerken. De beschikbaarheid van audiovisuele middelen kan een kwetsbaar aandachtspunt zijn.
- De auditoren zijn niet fysiek bij u op locatie en zullen minder zichtbaar zijn binnen de organisatie, wat van invloed kan zijn op de interne betrokkenheid bij de audit. Het is raadzaam om uw collega’s tijdig te betrekken en de organisatie van extra informatie te voorzien voor de audit.
Er zijn certificatienormen die niet onder de IAF MD 4:2018 vallen, denk aan lokale normen. Per norm is de schema-eigenaar verantwoordelijk voor het accorderen van de inzet van remote audits. In Nederland is dit nog niet voor alle lokale normen vastgesteld, DNV GL is hierover in contact met de schema-eigenaren.
Hoe kunt u zich voorbereiden op een remote audit?
- Bespreek met de auditor welke onderdelen op afstand beoordeeld kunnen worden, zodat dit goed in het auditprogramma wordt weergegeven.
- Bereid uw organisatie goed voor en deel informatie over de nieuwe manier van auditeren.
- Overweeg een deel van uw interne audits ook remote uit te voeren, zodat men bekend raakt met online auditeren.
- Zorg op de locatie voor een geschikte ruimte met goede audiovisuele middelen voor uw geinterviewde collega’s.
- Voer tijdig een online test uit met de auditor voordat de remote audit plaatsvindt om zo eventuele technische problemen op tijd op te kunnen lossen.
De reactie van de klant na één van onze eerste remote audits:
“Na de eerste dag on site hebben we na een suggestie van de lead auditor de vervolgdagen remote uitgevoerd met Skype en vooral Teams. Het was even wennen, maar uiteindelijk toch heel goed gelukt. Ik wil langs deze weg de auditoren hartelijk bedanken voor hun flexibiliteit en grote inzet. Een goed visitekaartje voor DNV GL in deze moeilijke tijden.” - Noud van Roermund, Luchtverkeersleiding Nederland.Bent u benieuwd naar de ervaring met remote audits?
Lees hier de ervaring van lead auditor Albert Zwiesereijn bij A.Hak.
Lees hier over de ervaring van Lead Auditor Leon van Eemeren bij Forbo Siegling Nederland.