Het uitvoeren van audits op afstand, remote audits, is al een langere tijd mogelijk. Maar nu veel mensen thuiswerken omdat ze de adviezen van de overheid en het RIVM opvolgen, zien we dat remote audits de nieuwsgierigheid wekken en steeds meer terrein winnen. Onze auditor Albert Zwiesereijn heeft een remote audit uitgevoerd bij A. Hakpark B.V. We hebben Albert een aantal vragen gesteld en willen zijn ervaring met remote auditing graag met u delen.
Deze week was jouw eerste remote audit. Hoe heb je de audit ervaren?
Deze week ben ik samen met mijn collega Richard Nieswaag bij A.Hakpark B.V. met de remote audit voor ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 en VCA Petrochemie begonnen. Op voorhand was er vanuit beide partijen wat scepsis omtrent de technische en organisatorische haalbaarheid van de remote audits. Dit bleek ongegrond. Na de eerste dag was al een groot gedeelte van de scepsis weg en na de tweede dag waren we allemaal eensgezind positief over het ‘audit-alternatief’. We waren eerst wat zoekende qua werking van de verschillende communicatiesystemen en het delen van documenten via de schermen, maar de tweede dag hadden we hier geen last meer van. Er is gebruikt gemaakt van Teams en Skype for Business. We proberen er allemaal het beste van te maken en wederzijds begrip is in hoge mate aanwezig. Uiteraard blijven er wat gesprekken over die in een veilige en gezonde werkomgeving in de komende maanden moeten worden ingehaald, maar een zeer significant gedeelte is dan al uitgevoerd en zo kan met enige flexibiliteit van beide zijden de audit alsnog volledig worden afgerond. Ja, het is een kwestie van wennen, maar er is ook sprake van een grote mate van voldoening als de auditdag weer positief en met de gebruikelijk diepgang is afgerond. Nu is remote auditeren even een kwestie van noodzaak, maar richting de toekomst ben ik ook positief gestemd om tijdens reguliere audits en onder normale omstandigheden de remote technieken te gebruiken!
Heb je de gehele audit uit kunnen voeren?
Natuurlijk kunnen niet alle gesprekken remote en blijven er regels omtrent het fysiek op locatie uitvoeren van audits, maar ook richting de toekomst (na COVID-19) kan ik me momenten en situaties voorstellen waarin remote audits een prima oplossing kunnen bieden om bijvoorbeeld files te vermijden of onnodige (lange) ritten te moeten maken. En het auditeren met videoverbinding vangt een groot gedeelte van het ‘emotiegemis’ op.
Was het makkelijk om de audit om te zetten naar een remote audit?
Het kost even tijd voordat je de tegenargumenten verwisselt voor de positieve kant van remote auditeren; na wat wennen en gewenning begint de ervaring steeds positiever te voelen, maar in deze tijd van COVID-19 is er niet veel keuze.
Wat vond je lastig aan de remote audit?
Bij het uitvoeren van een audit komt ook emotie en lichaamstaal kijken, dit ervaar je niet altijd bij een interview wat remote wordt uitgevoerd. Al snel kom je tot dat conclusie dat veel interviews geheel of gedeeltelijk remote uit te voeren zijn en dat het gemis van een ‘fysieke audit’ niet opweegt tegen de positieve punten die een remote audit met zich meebrengt.
Wat vond Ruud Engelen van A. Hak van de remote audit?
Het remote auditen was in het begin zeker niet wat we wilden. Mensen vinden een audit soms toch wel spannend. Als dan ook nog via Teams of Skype zaken getoond moeten worden is dit nog spannender, aangezien niet iedereen even gewend is om van deze programma’s gebruik van te maken. Na de eerste audits is wel gebleken dat het de mensen echt is meegevallen en we zien in de toekomst ook zeker meer gebruik hiervan. Dat persoonlijke contacten moeten blijven is wel van belang!
What do you want to do ? New mailCopy