Een middelgroot organisatieadviesbureau dat gespecialiseerd is voor organisaties in de zorg. De adviseurs, project- en interimmanagers adviseren en implementeren op het gebied van strategie en markt, organisatie en sturing, mens en resultaat. Het bureau heeft aan DNV gevraagd om advies uit te brengen over verbetering van hun informatiehuishouding. Met als doel kennisdeling en herbruikbaarheid van kennis binnen het bureau beter te faciliteren.
Moeilijk terugvinden van documenten
Zoals bij vele andere kennisintensieve organisaties heeft ook het organisatieadviesbureau te maken met een groeiend aantal interne documenten. Omdat deze documenten verspreid staan over lokale- en netwerkschijven en de hiërarchische informatiestructuur in de loop der tijd organisch is gegroeid, zijn documenten lastig terug te vinden. Het gevolg: lange zoekacties, mislopen van relevante informatie en mogelijk verlies van kennis bij vertrek van medewerkers.
Verbetering van informatiehuishouding
Als eerste stelde DNV een nieuwe informatiestructuur voor de netwerkschijf op. Procedures en werkwijzen rondom deze structuur zijn daarbij onmisbaar. Belangrijk uitgangspunt was dat alle documenten die van belang kunnen zijn voor andere collega’s, centraal op de netwerkschijf opgeslagen worden. Vertrouwelijkheid van stukken wordt in acht genomen door het regelen van toegangsrechten op bepaalde mappen.
Een zoekmachine voor een betere terugvindbaarheid
Om documenten snel en eenvoudig terug te kunnen vinden, heeft DNV daarnaast binnen de organisatie een zoekmachine geïmplementeerd. Door middel van deze zoekmachine hebben alle adviseurs en interne medewerkers toegang tot de interne document- en kenniscollectie. Hierbij is gebruik gemaakt van Microsoft Search Server Express 2008, een goedkoop en relatief eenvoudig te installeren pakket dat na een selectietraject het meest geschikt bleek voor dit organisatieadviesbureau.
Advies, begeleiding en implementatie
DNV bracht niet alleen advies uit rondom de nieuwe informatiestructuur en zoekmachine, maar begeleidde ook de implementatie. In enkele bijeenkomsten werden alle medewerkers op de hoogte gebracht van de nieuwe procedures en de werking van de zoekmachine. De medewerkers gingen tijdens deze bijeenkomsten ook meteen aan de slag met de nieuwe manier van werken.