Hoe werk je aan de opbouw van een nieuwe afdeling, waarbij een andere manier van werken een randvoorwaarde is om succesvol te zijn? Dat was de vraag die Herbert Schalkwijk, Hoofd Retail Expert Centrum van Schuitema zich stelde. De kennis en expertise die DNV en Liedenbaumvankalsbeek inbrachten, heeft een wezenlijke bijdrage geleverd in de realisatie van de nieuwe afdeling. Ook is er grote winst behaald in het anders laten werken van de medewerkers.
Schuitema N.V.
Schuitema is de organisatie achter C1000, de nummer twee supermarktketen van Nederland. C1000 is een vrijwillig, filiaal bedrijf. Zelfstandige ondernemers zijn eigenaar van de winkels, kennen de plaatselijke marktsituatie en zorgen voor de lokale vertaling van de C1000-formule. Zo versterken Schuitema en C1000 elkaar.
Uitdagingen
De levensmiddelenmarkt is zeer competitief. In de afgelopen jaren is de marktpositie van C1000 minder sterk geworden. Het marktaandeel daalde en de resultaten van Schuitema en de aangesloten ondernemers zijn onder druk komen te staan. In 2008 is Schuitema daarom begonnen aan de transformatie van groothandel naar retailer. Waarbij de focus nog meer komt te liggen op de consument en het optimaliseren van ketenrendement. Een andere uitdaging waar Schuitema voor stond, was het anders inrichten van de operationele ondersteuning aan de aangesloten winkels.
Aanpak
Vakspecialisten die vanuit de regio’s werkten, werden samengebracht in een nieuwe centrale afdeling. Het Retail Expert Centrum (REC). Niet alleen betekende dit een reductie van het aantal mensen met ongeveer 60 procent. Maar ook een volledig nieuwe kennisbewuste manier van werken. De ambitie is duidelijk: winkels optimaal ondersteunen om tot maximale prestaties te komen. DNV heeft in dit project samengewerkt met LiedenbaumvanKalsbeek. Gespecialiseerd in keten-, netwerk- en interne samenwerkingsvraagstukken. Samen hebben zij het management en de medewerkers begeleid. Zoals bij het ontwikkelen van de plannen en het realiseren van de voordelen, die deze nieuwe manier van werken oplevert.
Expertisecentrum
De nieuwe retailorganisatie is per 21 april 2008 van kracht geworden. Daarbij staan twee doelen voorop: effectieve formule-uitvoering en operationele efficiëntie. Dit doet Schuitema door focus te leggen op:
1. het goed inrichten en uitvoeren van processen
2. training van winkelmedewerkers
3. een effectieve kennisuitwisseling vanuit het REC te organiseren
Het REC bundelt alle retailkennis in vijf centrale teams van experts, die landelijk opereren. Het REC is de afdeling binnen Schuitema waar kennis, processen en instrumenten ontwikkeld, gedeeld, verdeeld, toegepast, geïmplementeerd en geborgd worden. DNV heeft hierbij ondersteund door samen te werken aan de inrichting van het expertisecentrum. Veel aspecten kwamen daarbij aan de orde zoals:
- de rol van het expertisecentrum binnen de organisatievalkuilen
- de toegevoegde waarde voor de verschillende klantgroepen
- het inrichten van de kenniscollectie voor de doelgroepen
- awareness over de rol bij de nieuwe medewerkers van het REC
- het opzetten van kennisplannen voor de verschillende teams en het ontwikkelen van formats daartoe
Toegevoegde waarde
- Tijdens het hele traject stond het ontwerpen, ontwikkelen en inrichten centraal. Praktische structuren en hulpmiddelen werden ingezet en ontwikkeld.
- Ieder team ontwikkelde zijn eigen kennisplan en leerde hoe deze methodiek ingezet kan worden. De kennisplannen van alle teams zijn verankerd in een totaal plan voor het REC waarop actief wordt gestuurd.
- Eenduidigheid binnen de 5 teams. Alle 5 units gaan op dezelfde professionele manier te werk. Afstemming en efficiency richting klant is daarbij belangrijk.
- Mede door de samenwerking tussen DNV en LiedenbaumvanKalsbeek lag de focus op direct aantoonbare relevantie voor de bedrijfsvoering, samenwerking over afdelingen heen en verankering van het REC binnen Schuitema.