Steeds meer eerste generatie intranetsites veranderen van een statische site in een portal, kenniswerkplek of high-performance workplace. Web 2.0 en dus doen ook blogs, wiki’s, collaboration en social networking hun intrede. Dat neemt niet weg dat ook de praktische informatie van de eerste generatie intranetsites toegankelijk moet blijven. Een goede en intuïtieve navigatiestructuur is onontbeerlijk.
Nieuw intranet ministerie
Ook het ministerie van Verkeer en Waterstaat staat aan de vooravond van een nieuw intranet. Op verzoek van de directie Communicatie ondersteunt DNV-CIBIT het ministerie bij de ontwikkeling van een goede navigatiestructuur. Daarmee is het project een vervolg op eerdere succesvolle samenwerking bij onder meer het bouwen en implementeren van taxonomieën.
Huidige situatie
Op dit moment heeft iedere directie en stafafdeling binnen V&W zijn eigen intranet, toegankelijk door middel van een soort startpagina. Al deze subsites hebben een eigen indeling en opmaak en worden beheerd door de betreffende afdeling. De overzichtelijkheid van informatie is hierdoor in de loop der jaren verdwenen. Daarom worden deze ongeveer veertig subsites geïntegreerd in één intranet. Voorzien van een nieuwe lay-out, functionaliteiten en zoekmachine.
Gebruiker centraal
Een nieuwe zoekmachine alleen is niet voldoende voor een goede ontsluiting van het nieuwe intranet. Ook een intuïtieve navigatie-structuur is een vereiste om gebruikers hun weg te laten vinden. Samen met DNV-CIBIT heeft V&W een navigatiestructuur opgezet en uitgewerkt. Belangrijk uitgangspunt daarbij was dat niet langer de zender van informatie (afdelingen en directies) centraal staat, maar de gebruiker. Ook werd besloten dat de organisatorische indeling van V&W niet leidend zou zijn. Dat vereist een bepaalde mate van kennis van de organisatie om informatie te kunnen vinden. Bovendien veranderen organisatie-indelingen regelmatig.
Drie brillen voor content
Met als uitgangspunt dat de gebruiker centraal staat, werd de eerste opzet voor een navigatiestructuur gemaakt. Er zijn drie brillen onderscheiden waarmee naar de beschikbare content gekeken kan worden: thema/onderwerp, organisatiestructuur en type document.
1. Thema/onderwerp
De thema-indeling is de indeling naar onderwerpen waarop de gebruiker kan zoeken. Oftewel: waar gaat de content over? Arbeidsvoorwaarden, drankautomaten, vertrouwenspersonen, computerhardware of de huisstijl? Deze verschillende onderwerpen zijn op een logische en intuïtieve manier gestructureerd. Deze structuur is gemiddeld drie lagen diep. De gebruiker is daardoor altijd maar een paar muisklikken verwijderd van de gewenste informatie.
2. Organisatie
Hoewel de organisatiestructuur niet meer leidend is voor de navigatiestructuur, hebben directies en afdelingen wel een eigen plek op het intranet gekregen. Hier kunnen ze afdelingsspecifieke informatie plaatsen. De afdelingen raken op deze manier hun eigen plek op het intranet niet kwijt. Uitgangspunt blijft echter wel dat inhoudelijke informatie die ook buiten de afdeling van waarde kan zijn, centraal wordt geplaatst.
3. Documenttype
Naast de scheiding in thema en organisatie wordt documenttype als aparte entiteit onderscheiden. Want hoewel dikwijls een gewenste zoekingang voor content, is het in de praktijk niet gewenst de navigatiestructuur hier aan op te hangen. Alle rapporten, formulieren of richtlijnen bij elkaar plaatsen, biedt geen inzicht in waar de content daadwerkelijk over gaat. Het documenttype wordt nu als metadata meegegeven aan de content. Een gebruiker kan dan niet alleen een bepaald documenttype zoeken, maar bijvoorbeeld ook formulieren voor pensioenen.
Reacties
De nieuwe navigatiestructuur is aan de verschillende directies voorgelegd. De reacties liepen uiteen. Sommige afdelingen waren snel om. Andere hielden sterk vast aan de gedachte van een eigen etalage: “welke diensten bieden we als afdeling aan de rest van organisatie aan?”. Uiteindelijk waren ook de meest weerbarstige afdelingen ervan overtuigd dat de gebruiker centraal hoort te staan. Het afdelingsplekje en de mogelijkheid en toezegging te mogen linken naar diensten elders in de structuur, hielpen hierbij.
DNV-CIBIT
Wij hebben ruime ervaring met vraagstukken omtrent de structurering en het toegankelijk maken van informatie binnen organisaties. Ook kunnen wij een hoogwaardige bijdrage leveren aan uw ambities op het gebied van intranet, portals en high-performance workplaces.