De Stichting Consument en Veiligheid heeft DNV-CIBIT gevraagd hen te helpen met het verbeteren van hun kennis- en informatiehuishouding. Zowel organisatorisch als met de noodzakelijke informatiesystemen.
Als doelstellingen voor de verbetering zijn geformuleerd:
- Medewerkers moeten snel en eenvoudig alle relevante en beschikbare kennis en informatie kunnen vinden, zonder te hoeven weten in welke bron of systeem deze kennis opgeslagen ligt;
- Vastgelegde kennis kent een uniforme structuur en voldoet aan gestelde kwaliteitseisen zoals: schrijfstijl, mate van detaillering van de inhoud en taal- of jargongebruik;
- Voor alle vastgelegde kennis is duidelijk wie er verantwoordelijk voor is en of de kennis up-to-date;
- Het moet mogelijk zijn om dezelfde kennis in verschillende vormen te presenteren en te verspreiden, afhankelijk van de behoefte van doelgroepen. Veelgebruikte kanalen hierbij zijn brochures, websites, trainingen, etc.
In de rol van interim informatiemanager geeft adviseur Marco Berndsen uitvoering aan deze opdracht. De gehanteerde aanpak daarbij bestaat uit de volgende activiteiten:
- Een analyse naar de informatiebehoefte en zoekgedrag van interne en externe doelgroepen, gevolgd door een inventarisatie van de kennis en die informatie binnen de organisatie beschikbaar is en ontwikkeld wordt;
- Op basis daarvan is een informatie-architectuur opgesteld, waarmee een optimale vindbaarheid van informatie gerealiseerd wordt. Hiervan maken onder andere deel uit: de ontwikkeling van een thesaurus; informatiemodel en metadatastructuren;
- Het in detail uitwerken van de mogelijkheden die doelgroepen kunnen gebruiken om informatie te vinden. Dit is in veel gevallen een combinatie van zoeken en navigeren.
- De uitwerking van een methode waarmee eenduidig in kaart gebracht kan worden welke kennis aanwezig is, welke kennis ontwikkeld dient te worden en bij wie de verantwoordelijkheden daarvoor liggen.
- Het inrichten van het redactieproces om tot vastlegging van ontwikkelde kennis te komen.
- Realisatie van de voorgestelde technische oplossingen en organisatorische veranderingen.
Het resultaat
Op dit moment wordt de technische realisatie voorbereid, waarna ook de organisatorische veranderingen vormgegeven kunnen worden.