DNV-CIBIT heeft Wageningen UR (University & Research centre) begeleid bij het terugbrengen van een veelheid aan intranetten tot één intranet. Waar corporate en lokale informatie zijn samengevoegd. Met een themagerichte indeling. De volgende stap is om tot een breed, rolgebaseerd portaal te komen waarin informatie uit meerdere bronnen samenkomt.
Introductie
Wageningen UR werkt binnen het domein van ‘gezonde voeding en leefomgeving’ overal ter wereld, zowel voor overheden als voor het bedrijfsleven. De kracht ligt in de bundeling van gespecialiseerde onderzoeksinstituten en in de samenwerking vanuit verschillende disciplines. Hierdoor ontstaan wetenschappelijke doorbraken die snel in de praktijk en in het onderwijs kunnen worden vertaald.
Intranet
Onder leiding van DNV-CIBIT heeft Wageningen UR in 2008 een nieuw intranet ingevoerd. Dit was noodzakelijk omdat informatie intern sterk verspreid was en de bundeling van de verschillende onderdelen niet ondersteunde. Elk onderdeel beschikte over één of meer eigen intranetten.
De invoering
Het invoeren is iteratief gedaan: zowel in functionaliteit als wat betreft het aanhaken van kenniseenheden. Binnen het intranet worden twaalf kenniseenheden onderscheiden. Elk van deze biedt medewerkers een combinatie van bedrijfsbrede (corporate) en lokale informatie. De corporate informatie is gelijk, de lokale informatie wordt er aan toegevoegd. Medewerkers kunnen bij elke kenniseenheid kijken. Zoekopdrachten kunnen ook over het volledige intranet worden uitgevoerd. Binnenkort gaat de laatste kenniseenheid live en wordt het project overgedragen.
Functionaliteit
De functionaliteit van het intranet heeft zich van een kritische massa bij de pilot en eerste live-gang doorontwikkeld. De kritische massa was het aanbieden van nieuws, events en semi-statische informatie uit de organisatie. In de loop van het project is deze verrijkt met functionaliteit voor onder meer polls, bloggen, reageren op stukken en tonen van korte films.
Projectleiding
DNV-CIBIT heeft de leiding over het project intranet gevoerd. Hierbij bracht DNV-CIBIT business en techniek bij elkaar. Van het inventariseren van wensen bij verschillende stakeholders tot aan het laten ontwikkelen en implementeren van de functionaliteit. DNV-CIBIT heeft ook de beheerorganisatie en het beheerproces voor het intranet gestroomlijnd. Het intranet is ontwikkeld op basis van MOSS2007 (Microsoft Office SharePoint 2007).
Virtuele werkplek
Vanuit het intranet project is de behoefte ontstaan aan een breder portaal naar informatie en werken binnen Wageningen UR. Hiervoor wordt momenteel een programma ingericht met de naam ‘Virtuele werkplek’. DNV-CIBIT neemt hierbij het programma management voor haar rekening. Momenteel bevindt het programma zich in de definitiefase. Er is een stuurgroep geformeerd en DNV-CIBIT voert een inventarisatie uit onder diverse belanghebbenden. In maart 2010 levert het programma een visie en een programmaplan op. Na acceptatie wordt gestart met de uitvoering.
Rolgebaseerd
De virtuele werkplek brengt informatie samen voor medewerkers en studenten die nu nog verspreid is over meerdere bronnen. Wageningen UR wil dit rolgebaseerd doen, waarbij virtuele werkplekken per rol (docent, student, onderzoeker, manager) ingericht worden. Ieder beschikt over één of meerdere rollen. Het is dus mogelijk dat een medewerker twee virtuele werkplekken in één portaal krijgt aangeboden. Naast voorgedefinieerde inhoud op basis van rollen wil Wageningen UR ook nog de mogelijkheid bieden eigen keuzes te maken en voorkeuren in te voeren: personalisatie van de virtuele werkplek.
Veelheid aan bronnen
Het accent in het programma ligt op het ontsluiten van een veelheid aan bronnen, waarbij een duidelijke randvoorwaarde is dat deze niet allemaal vervangen of aangepast worden. Er wordt rekening gehouden met de normale levenscyclus en afschrijvingstermijn van bronsystemen. Dit betekent dat veel energie zal gaan naar het brengen van samenhang in de ICT. Het programma zal lopende projecten beïnvloeden en nieuwe projecten opstarten om uiteindelijk het doel te bereiken: een virtuele werkplek voor iedereen in Wageningen UR.